Manter a organização da folha de pagamento é essencial para a saúde do setor de recursos humanos e da empresa. Confusões nesse processo podem gerar descontetamento dos funcionários e prejuízos financeiros e jurídicos para uma empresa.

A logística que organiza a folha de pagamento fica ainda mais complexa na medida em que a organização vai crescendo. Por isso, separamos algumas dicas para você organizar melhor seus processos, evitar problemas e otimizar o investimento de tempo nessa tarefa.

Tenha um sistema de registro ponto

A folha de pagamento é baseada nos períodos trabalhados pelos funcionários. Os dados referentes às horas de entrada e saída servem para dar base ao salário e benefícios que os trabalhadores recebem mensalmente. Se a empresa tem mais do que 10 funcionários, a legislação atual obriga a manter um registro de ponto. O ideal é manter um sistema eletrônico de registro ponto, para deixar o processo mais prático,seguro e ágil.  Lembre-se de que cada empregado deverá assinar o seu relatório ou espelho de ponto ao final do mês.

Padronize cargos e salários

Se você tiver uma estrutura bem definida de cargos e salários, seus funcionários entenderão a forma de distribuição de remunerações, benefícios e gratificações usada pela empresa, além dos caminhos para crescer dentro da organização. Isso vai ser bom também para você, porque saberá a quantidade de trabalhadores em cada área ou cargo, facilitando os cálculos na folha de pagamento e a visualização de quais funções poderiam receber mais investimentos.

Resolva problemas de gestão

Talvez você esteja tendo problemas com sua folha de pagamento porque não possui o pessoal suficiente para cuidar desta demanda. Ou os profissionais que trabalham na área não têm o know-how ( conhecimento técnico) para agilizar esse tipo de serviço, ou a burocracia estabelecida está mais atrapalhando do que ajudando seus processos. Portanto, identifique os principais pontos que atrapalham na gestão da folha de pagamento e veja como poderia melhorá-los.

Crie uma rotina determinada para entregar os contracheques

Os contracheques devem trazer discriminados todos os valores e indicações das remunerações (os salários, benefícios, gratificações mensais, deduções, etc) que constituem o quanto cada funcionário tem a receber naquele mês.

Neste registro ainda aparecem a carga horária trabalhada e o enquadramento de função. A entrega do contracheque para os funcionários é uma obrigação legal da empresa; se isso fizer parte de uma rotina, sem atrasos, tanto quanto os pagamentos, os funcionários ficarão bem mais confortáveis e confiantes na relação que têm com a organização. Ao mesmo tempo, os setores que organizam esses documentos saberão, com rigor, os prazos a cumprir a cada mês.

Tenha um backup dos documentos

É importante lembrar de que a folha de pagamento é um documento de emissão mandatória dentro das regras de fiscalização trabalhista e previdenciária. Isso significa que o empregador deve manter cópias impressas desses documentos, conservando-as em arquivo, tanto para as auditorias internas quanto para as externas. É muito comum que a gestão da folha de pagamento esteja sob a responsabilidade de pessoas que são de dois setores diferentes: o pessoal de RH e o departamento financeiro.

Por isso, vale muito a pena ter uma contabilidade sólida, com informações precisas, para que os eventos e a situação econômico-financeira da organização sejam compreendidos a fundo, de maneira que o gestor tenha os melhores dados para seu processo de planejamento do negócio, gestão da folha de pagamento em suas tomadas de decisão.