Tradicionalmente, o controle de frequência de funcionários tem sido uma responsabilidade para as empresas. Por décadas, os empresários pagaram um alto preço pela perda de produtividade, erro humano, sistemas quebrados e “roubo de tempo”. Então, qual é a solução para esse problema?

Um sistema ultrapassado

Em primeiro lugar, é essencial entender de onde vem o problema e as questões que precisam ser resolvidas. Folhas de ponto manuais têm sido uma maneira de contabilizar as horas dos funcionários desde que se conhece. Embora os sistemas baseados em papel e planilhas possam fazer o trabalho, eles estão longe de ser ideais.

Os sistemas manuais de controle de horas criam trabalho desnecessário, aumentam o custo do seu negócio e deixam você vulnerável a fraudes de ponto. Os funcionários geralmente precisam ser lembrados de preencher seus quadros de horários a tempo e, em seguida, os números precisam ser inseridos na folha de pagamento, manualmente. Aqui, discutimos os principais problemas com planilhas de horas manuais e como eles prejudicam seus negócios.

Fraudes de ponto

As empresas há muito lutam para explicar e encontrar maneiras de reduzir as práticas antiéticas de ponto, como o roubo de tempo no local de trabalho. Infelizmente, algumas empresas ignoram essas vulnerabilidades, o que é surpreendente, considerando suas consequências para os empresários.

O roubo de tempo pode ocorrer de diversas formas, mas principalmente quando o funcionário anota na folha mais horas do que realmente trabalhou. De acordo com a Forbes, um estudo recente sugere que o funcionário médio rouba cerca de 4,5 horas por semana. No total, isso representa quase seis semanas inteiras ou centenas de bilhões de dólares em todo o mundo todos os anos.

No entanto, é importante lembrar que a possibilidade de fraudes não é unilateral, pois tanto empregados quanto empregadores são vítimas e culpados dessas práticas.

No caso de tempo e assiduidade, a falta de pagamento de horas extras é uma maneira comum de um empregador não ter um controle correto dos pagamentos. Portanto, ter uma solução confiável e eficiente de tempo e assiduidade é útil para ambas as partes, assim os funcionários sempre irão receber pelo que foi efetivamente trabalhado.

Erro humano

O roubo de tempo não é a única maneira de as empresas perdem dinheiro com o gerenciamento de tempo e presença. A frase “errar é humano" não poderia ser mais relevante aqui. Os humanos simplesmente não podem competir com as máquinas quando se trata de somar, calcular e relembrar eventos passados.

Para profissões como construção, fabricação e engenharia, é necessário que os trabalhadores rastreiem suas horas trabalhadas para cada projeto e insiram essas horas em um quadro de horários. Isso geralmente é feito manualmente e dias depois que eles fizeram o trabalho. Este é um problema, especialmente para o custo do trabalho. Para uma parte tão crítica de seus trabalhos, é difícil acreditar que a maioria das empresas ainda não fez a mudança para uma solução de tempo e presença baseada em nuvem.

Formas manuais de controle de ponto são suscetíveis ao erro, já que o processo desde a anotação até a emissão da folha de pagamento não está automatizado. Desta forma, temos diversos pontos críticos, marcações erradas, cálculos incorretos e a transcrição incorreta dos dados.

Qual a solução?

Agora que você tem uma maior compreensão dos problemas associados à folha de ponto manual ou planilhas de horas, provavelmente está se perguntando qual é a melhor solução.

O Ponto Eletrônico é a solução ideal para a gestão de frequência dos funcionários pois permite a automação desde a marcação até a emissão do espelho de ponto. Isso evita fraudes, permite auditorias, acaba com as possibilidades de erros de cálculo, mantém todos os dados íntegros e reais, além de agilizar o fechamento de ponto.

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