Ter uma gestão documentos da sua empresa é fundamental para a administração e consequentemente, para o sucesso da empresa. Isso se aplica a toda documentação gerada, mas em especial, para os documentos de terceiros, que atestam a licitude de suas relações trabalhistas e serviços. Por isso que hoje, falaremos sobre a gestão de documentos.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos consiste em alguns processos que envolvem diretamente o contato com documentos empresariais. Esses processos são inseridos na rotina de administração cotidiana das empresas com a intenção de conseguir lidar com a elaboração, registro e utiização de forma adequada dos documentos mais importantes da organização.

A organização desses arquivos irá deixar a busca por dados mais ágil e segura.

Em relação ao método para uma melhor gestão de documentos empresarial, a situação de cada organização dita a forma como os processos serão feitos.

Se muitos documentos forem gerados a cada dia, sua organização fica difícil se for feita de forma manual, por isso a automatização desse processo de geração e arquivamento dos documentos se vê necessária. Já, se a empresa conter arquivos essenciais e poucos novos, uma simples manufatura desse processo consegue cobrir a gestão.

No caso da contratação de terceiros, muitos documentos são gerados e precisam ser guardados para fins fiscais. Nesse caso, além do armazenamento e do fácil acesso, é necessário manter a vigência desses dados.

Benefícios da gestão de documentos para empresas

Quando falamos na gestão de documentos, alguns benefícios desses processos parecem óbvios, mas outros nem tanto. Portanto, iremos listar alguns deles para você que ainda tem dúvida se vale a pena ou não investir nesse tipo de gestão.

As vantagens mais notáveis são: 

  • Organização dos arquivos empresariais;
  • Agilização das tomadas de decisões;
  • Elevação da produtividade;
  • Redução do tempo perdido na busca por dados;
  • Melhora da compliance da empresa;
  • Segurança de dados importantes;
  • Redução dos custos com os cuidados documentais;
  • Manutenção do histórico da empresa;
  • Segurança jurídica.

Ferramentas de gestão de documentos mais utilizadas

Agora que você sabe sobre o que é a gestão de documentos e quais seus benefícios, é importante descobrir qual a ferramenta que encaixa mais no seu negócio.

Existem diversas maneiras de documentar tudo na sua empresa. Você pode simplesmente organizar e guardar os documentos de forma manual ou pode recorrer a alguma ferramenta mais digital e moderna.

Dentre essas soluções mais modernas e seguras estão o armazenamento em nuvem, o gerenciamento eletrônico e a microfilmagem.

Soluções pensadas em digitalizar seus documentos antigos e manter seguros os que forem feitos pelo computador são essencias hoje em dia para a segurança da sua empresa. Você só tem que escolher a melhor maneira de realizar essa gestão e tomar alguns cuidados.

Sempre procure evitar a propagação de senhas da conta em nuvem, garanta uma segurança cibernética mínima, crie rotinas de digitalização e nunca deixe de fazer backups.

No caso dos documentos de prestadores de serviço, existem soluções específicas para isso, que, para além do armazenamento, controlam as vigências e automatizam a solicitação e análise.

De forma manual, o controle de documentos de terceiros é baseado em lembrar das vigências, solicitar por e-mail, analsar e arquivar em pastas, processo que pode ser demorado, ocorrem falhas e não vai ajudar no caso de fiscalizações, colocando a empresa em risco.

Automatizar isso permite que a empresa contratante apenas avalie a documentação, além de que o acesso é descentralizado.

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