COVID-19: Nosso sistema de controle de ponto está preparado para isso?

Essa foi a pergunta que o RH mais fez para o TI nas últimas semanas em função do pacote de medidas para auxílio a empresas na crise da COVID-19.

A resposta é simples: nenhum sistema de controle de ponto eletrônico está totalmente adequado para uma situação como a que estamos passando. O diferencial está na velocidade de adequação e na capacidade de processamento em massa.

Nas últimas semanas, entre a quarentena e a necessidade de apoiar as empresas a se adaptarem a todo esse cenário ultra atípico, fiquei nostálgico e resolvi compartilhar com você uma experiência.

Quando iniciei na área de RH (há alguns anos) de uma grande empresa notei na ponta de uma célula um monitor que estava em altura acima dos demais.

Este pequeno detalhe me chamou atenção, pois a pessoa que sentava naquele local não tinha altura que justificasse o fato, pelo menos não na minha opinião.

Logo percebi que a pessoa que olhava para aquele monitor possuía uma habilidade de digitação acima da média, e fiquei interessado em saber o que ela fazia. Até então minha única experiência com computadores havia ocorrido no SENAI onde eu estudava, em uma tentativa frustrada de programar um semáforo (farol ou sinaleira, dependendo da sua região) em um programa de CLP que rodava no Windows 3-11.

Na empresa, este computador com monitor elevado por um suporte articulado, já rodava o Windows 95, assim como o restante dos computadores da empresa. Aquele era o computador usado para o software de gestão do ponto da empresa. Ao saber disso eu decidi que trabalharia na gestão do ponto eletrônico.

Até hoje as palavras do Gerente de RH e do Supervisor da Folha de Pagamento da época, têm muito significado para mim: ambos disseram que “a folha de pagamento é o coração do RH, e o ponto eletrônico é o coração da folha de pagamento”.

Aquele era meu primeiro emprego, e como aprendiz, a minha função era fazer os crachás e cuidar do arquivo. Logo aprendi que o crachá era um dos “órgãos” essenciais do sistema de controle do ponto eletrônico.

Levou um tempo, mas eu cheguei onde queria, e comecei a trabalhar com o sistema de ponto eletrônico administrando a jornada de aproximadamente 6.000 funcionários. Não demorou para que me chamassem de “perito em ponto”, apelido que eu ganhei depois de aceitar participar de uma tarefa que na época era missão quase impossível: trocar o sistema.  

De lá pra cá muito mudou, mas foi lembrando desta experiência, dentro da Área de RH, que resolvi escrever este artigo. Quero compartilhar com você, alguns critérios que parecem óbvios (mas nem tanto) na escolha de um software de gestão de ponto eletrônico, considerando os pontos de vista do RH e do TI.

1 – Interface e Capacidade de Processamento

Gerenciar um número grande de funcionários com um volume igualmente grande de ajustes no sistema e realizar um processo de fechamento do ponto pode significar muitas horas a mais acordado se a interface do sistema não for funcional na mesma medida em que ele tenha capacidade de processamento.

Precisa ser simples, rápido e capaz de processar grandes volumes de operações.

2 – Relatórios flexíveis e com propósito

Frequentemente fecham-se acordos de compensação, flexibilização, ou um novo arranjo das jornadas de trabalho para atender, principalmente os empregados diretamente ligados a área produtiva da empresa. Isso dispara a necessidade de adequação do sistema e, consequentemente a demanda por novos relatórios que apoiem a análise de dados e a tomada de decisões. Aliás, é muito comum alguém pedir um relatório com um total, classificação ou uma informação que não existe (em outra oportunidade te conto como aprendi a importância de as informações nos relatórios estarem absolutamente corretas e claras), e aí entra a necessidade de uma boa base de dados e de uma boa estrutura de sistema que permitam ter flexibilidade para criar seus próprios relatórios de forma segura e confiável. Precisamos concordar que um sistema com centenas de relatórios que não atendem nenhuma necessidade é dispensável.

3 – Velocidade de adequação a mudanças legais

A pergunta que inicia esse artigo é corriqueira a cada nova convenção coletiva, nova lei ou medida provisória. O RH precisa adaptar a empresa e corre em busca do TI para fazer isso de forma rápida e confiável. Especialmente, as empresas de grande porte que são sempre o alvo de auditorias para validação de mudanças legais.

Neste período de COVID-19, por exemplo, a MP 936 que trata da redução de salário e jornada e a MP 927 que flexibiliza pontos da legislação trabalhista, já preocuparam ou ainda preocupam os RHs. A anterior MP 881, chamada de “MP da liberdade econômica”, que autoriza o ponto por exceção mediante acordo já foi pauta de reuniões da equipe de RH e de TI de diversas empresas.

Anteriormente já passamos por Portaria MTE 1510 que passou a regular de forma mais rígida o controle de ponto, obrigando o uso do REP (Registrador Eletrônico de Ponto), e ainda a Portaria MTE 373 que possibilitou através de acordo a utilização de sistemas alternativos de controle de ponto, como o ponto mobile, e ainda as alterações produzidas pelo e-Social, este último impactando principalmente sistemas de folha de pagamento.

4 - Estabilidade na integração com sistemas e equipamentos de acesso

Ter um software que integre o controle de frequência com equipamentos de controle de acesso, de forma estável, vai além de conceder permissões. A integração plena é aquele que funciona com estabilidade, “amarra” os processos e cruza as informações de forma a produzir resultados de saving para a empresa: valida se o funcionário está apto a acessar ambientes, reduz custos com horas extras indevidas e garante um melhor gerenciamento de frequência das pessoas.

Ninguém quer liberar as catracas e cancelas da empresa por problemas de integração, então se isso tem acontecido com recorrência é hora de repensar o software e/ou os equipamentos.

5 - Do básico ao avançado

O óbvio precisa ser dito: precisa funcionar, e precisa funcionar bem!

Lembra da história do crachá ser um “órgão essencial” para o sistema de ponto eletrônico? Hoje existem muitas formas de leitura de frequência e ela é necessária para a marcação do ponto e fechamento da folha, mas na época em que se optou por trocar o sistema na empresa em que eu trabalhava, ainda se usava o cartão perfurado para o controle de frequência (e eu ainda não cheguei aos 40 anos!). A empresa queria substituir por acesso biométrico pela palma da mão. Algo inovador, mas que de fato não funcionava em escala. Parece fazer tanto tempo, mas o aprendizado é muito válido para escolhas atuais onde somos bombardeados por inúmeras opções: não adianta uma empresa oferecer algo inovador se ainda não foi testado o suficiente para atender empresas com um número significativo de funcionários. A inovação é bem-vinda e fundamental, mas quando o básico funcionar, afinal na prática, regras e leis precisam ser cumpridas na Gestão de RH e para isso é preciso consistência na apuração e processamento do ponto.

Nestes casos, e em outros tantos, utilizar um software que possa se adaptar com consistência e segurança não só é importante como é indispensável para proporcionar segurança jurídica.

 

Hoje a sua empresa pode ser pequena e ter poucos funcionários, mas como quase toda empresa ela foi criada para crescer.

Portanto, escolha um parceiro capaz de atendê-la na totalidade de suas regras de negócio e legislação vigentes e futuras, tanto do ponto de vista de processos como da perspectiva técnica.

Conhecendo as duas realidades e necessidades, do RH e do TI, eu posso afirmar com segurança que poucos softwares dentro de uma organização impactam diariamente tantas pessoas como o controle de ponto e também que a gestão eficaz do controle de frequência pode ser muito vantajosa para empresa.

 

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