A todo momento surgem novas tecnologias para o controle de ponto, o app de ponto eletrônico é considerado uma delas. Em meio a novos modelos de trabalho e jornadas flexíveis, as marcações por aplicativo se tornaram uma opção ideal para diversas empresas.
Cada vez mais processos estão migrando para tecnologias mobile, o controle de frequência não seria diferente. Já existem aplicativos que permitem que os funcionários realizem a marcação de ponto com poucos cliques e até com confirmação via identificação facial.
Esses aplicativos também podem ter funções adicionais, além da marcação, como consultas do espelho de ponto, justificativas, etc.
Entretanto, ainda existem dúvidas sobre o quão a legislação para essa forma de registro de ponto e muitos questionam se realmente vale a pena investir nessa tecnologia.
Os aplicativos para registro de frequência já são homologados na legislação trabalhista brasileira, isso até pode parecer uma novidade, porém já está previsto desde 2011, como um meio alternativo de controle de jornada. Com a portaria 671/2021 do MTP, os apps de ponto podem ser enquadrados como REP A ou REP P.
Saiba mais sobre a Portaria 671/2021 do MTP e entenda melhor as diferenças entre REP A e REP P.
Como temos dois enquadramentos legais para o uso de aplicativos de ponto eletrônico, as empresas possuem diversas opções para o uso dessa tecnologia. Isso porque as regras do REP A (Registro Eletrônico de Ponto Alternativo) e do REP P (Registro Eletrônico de Ponto por Programa) têm diferenças entre si, principalmente no que tange as regras de como deve ser o app.
Para empresas que possuem acordo ou convenção coletiva para o uso do REP A, o app de registro de ponto pode ter funções adicionais ligadas a este processo.
Já para aqueles que optarem pelo REP P precisam se atentar para o registro no INPI do aplicativo, que não pode ter finalidades adicionais e deve emitir o comprovante de registro e disponibilizar consulta por até 48 horas.
Seja com App de Ponto Eletrônico enquadrado como REP A ou REP P, existem regras em comum que precisam ser observadas:
Registro fiel das marcações: Toda vez que o funcionário registra o ponto, isso deve ser confirmado e armazenado de forma correta, segura e mantendo a informação integra.
Marcação automática: A marcação deve ser efetuada pelo funcionário, não podendo ser predeterminada ou automática, o que não deve ser confundido com o ponto por exceção.
Auditoria de horários: O maior medo das empresas em utilizar o app de registro de ponto é a possibilidade de os funcionários alterarem a hora do dispositivo para realizar a marcação, o que pode ser detectado pelo aplicativo e considerado como fraude.
Marcações sem restrições: A restrição das marcações é proibida para qualquer forma de registro de ponto, inclusive para os aplicativos.
Existem algumas funções nos aplicativos como a geolocalização da marcação e o controle de fraudes que só podem ser utilizadas a nível de informação e argumento, um app que bloqueia o registro conforme a localização do funcionário ou ao detectar irregularidade no horário não está em conformidade legal.
Já sabemos que o App de Ponto Eletrônico é homologado, agora vamos entender melhor como ele funciona. Cada aplicativo para controle de ponto pode ter suas especificidades, principalmente pelas diferenças entre REP A e REP P.
Todo sistema de registro de ponto deve permitir que o funcionário se identifique para realizar a marcação, nos aplicativos isso é feito por meio de login com usuário e senha para cada colaborador, que para facilidade, pode ficar salvo no dispositivo.
Por padrão, o registro de ponto do funcionário é realizado através de um botão em tela, que ao ser pressionado, salva a data e hora para efetuar a marcação, que já sincroniza com o programa de tratamento que identifica automaticamente se é entrada ou saída, então o registro vai para o AFD.
No caso do REP P também deve ser disponibilizado o comprovante do registro com assinatura digital, o mesmo deve ficar disponível para consulta por até 48h.
A identificação facial pode servir como adicional de segurança no registro de ponto mobile. Após efetuar o registro é aberta a câmera do celular que faz a leitura da face do funcionário e confirma se realmente é ele comparando com os dados previamente armazenados.
No REP A é possível incluir algumas funções adicionais no App de Ponto Eletrônico, como por exemplo:
Consulta e assinatura do espelho de ponto: O funcionário pode consultar todas suas marcações, no período atual enquanto o espelho de ponto ainda está aberto e até os períodos passados.
Quando fechar um período de ponto, é possível disponibilizar a assinatura do espelho no próprio aplicativo, para o funcionário confirmar que recebeu o espelho de ponto, o que é uma obrigação legal, e concorda com o mesmo.
Consulta do banco de horas: Para empresas que utilizam banco de horas, é possível deixar a consulta disponível no aplicativo de ponto. Assim o funcionário tem a mão todas as informações de quantas horas possui sobrando ou faltando no banco.
Justificativas: As justificativas em caso de esquecimento do ponto, atrasos, saídas em horários diferentes, licenças e atestados podem estar disponíveis para o funcionário no aplicativo e até possibilita anexar imagens com provas e atestados.
Isso facilita o trabalho do RH, que não precisa ficar solicitando essas informações de forma individual para cada colaborador.
Solicitações: Solicitações gerais relacionadas ao ponto podem estar no app, como horas extras, folgas e abonos. Isso agiliza a comunicação entre funcionário e gestor.
Funções de gestor: Já que as solicitações e justificativas de funcionários podem ser feitas pelo aplicativo, também é possível liberar um perfil de gestor para fazer as aprovações. Além disso, o gestor pode ter informações gerais do ponto dos funcionários.
Também é possível utilizar o App de Ponto Eletrônico para registro do ponto por exceção das empresas que possuem o acordo coletivo.
Nesse modelo, o funcionário registra apenas o ponto quando está fora do horário previsto no dia e o sistema automaticamente substitui a marcação prevista pela realizada.
A solução do aplicativo de registro de ponto mais o ponto por exceção, reduz drasticamente a necessidade de ajustes e manutenções pelo RH.
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Agora que não restam dúvidas sobre a homologação legal dos apps de ponto eletrônico e sabemos como funcionam, a questão que fica é se esse modelo realmente vale a pena e facilita o controle de frequência dos funcionários. De antemão já podemos responder que sim, entenda o porquê:
Mobilidade: O trabalho híbrido e home office é uma prática comum para cada vez mais empresas brasileiras, o registro de ponto por aplicativo é a solução ideal para funcionários nessas situações.
Diminuição de gastos: O registro de ponto pelo relógio de ponto tradicional demanda diversos gastos, além do próprio equipamento, bobinas e manutenções. Tudo isso desaparece quando utilizado um app de ponto eletrônico para o controle de frequência dos funcionários.
Facilita o trabalho do RH: No registro de ponto por aplicativos, todas as marcações têm integração online com o sistema de tratamento. Isso facilita muito o trabalho do setor de recursos humanos, que sempre tem a informação a mão.
As marcações por aplicativo são mais indicadas para funcionários que trabalham em escritório, home office ou que podem ter saídas constantes, mas é importante ressaltar que uma empresa pode utilizar mais de uma forma de coleta de marcações.
Isso possibilita, por exemplo, seguir com o uso dos relógios convencionais nas áreas de produção e utilizar um app de ponto eletrônico para os setores administrativos e comerciais.
O Ponto Soft é um sistema de gestão de frequência de funcionários que já conta com o aplicativo para registro de ponto, justificativas e controles para gestores.
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