Portaria 671/2021 MTP e as novas regras para o registro de ponto dos funcionários 

A portaria nº 671 de 8 de novembro de 2021 regulamenta novas regras e disposições da lei trabalhista, foi publicada dia 11 de novembro de 2021 no Diário Oficial da União. 

Entre os assuntos abordados, temos a carteira de trabalho, descanso semanal remunerado e jornada de trabalho. As mudanças mais significativas estão nas regras para controle de frequência dos funcionários. 

Na 671/2021 MTP surgem novas disposições sobre as formas de marcação de ponto, espelho de ponto e sistemas de gestão. Isso tudo está na seção IV do capítulo V, a partir do artigo 72. 

Entenda a nova legislação para o registro de ponto: 

Mudanças nas formas de registro de ponto: 

A 671/2021 MTP muda a legislação do controle de ponto e traz novos sistemas de registro eletrônico, isso unificando o que já estava nas portarias 1510/2009 MTE e 373/2011 MTE e incluindo algumas novidades. Em geral, podemos dizer que essa portaria atualiza as formas de registro de ponto para o que já temos de tecnologia disponível, facilitando o uso dos modelos mais modernos e seguros. 

Pela nova legislação, temos 3 opções de sistemas para o controle de jornada eletrônico: Convencional, Alternativo e por Programa, essas são as maiores mudanças da nova portaria. Anteriormente havia apenas a opção de sistema de registro com relógio eletrônico de ponto e sistema de tratamento com a portaria 1510/2009 MTE, além das formas alternativas previstas na portaria 373/2011 MTE.  

Existem regras que são válidas para todos os sistemas, como a obrigatoriedade do registro fiel de todas as marcações. Além disso, é proibida a alteração dos dados de registros e principalmente, a restrição das marcações. 

Todos as opções contam com o programa de tratamento de registro de ponto e cada uma possui uma forma de coleta das marcações. 

Na tabela acima fizemos um resumo de como funcionam os novos sistemas de registro de ponto, com as diferentes formas de coleta de marcação e o programa de tratamento. Abaixo explicamos de forma completa: 

REP-C – Convencional 

O REP-C é o Relógio Eletrônico de Ponto que já conhecemos, conforme definido na Portaria 1510/2009 MTE, porém com algumas mudanças. A partir da vigência da nova portaria os funcionários devem ser cadastrados no novo equipamento com o número do CPF, ao invés do PIS.Além disso, não é mais necessário efetuar o registro no CAREP. 

Outra mudança que merece atenção é no Atestado Técnico do equipamento, que continua sendo necessário nas fiscalizações, mas, agora segue um novo modelo. O REP-C continua tendo os requisitos definidos pelo INMETRO, além de precisarem estar certificados e homologados pelo MTP. 

É possível consultar os modelos de REP C certificados em https://www.gov.br/trabalho -e-previdencia/pt-br/composicao/orgaos-especificos/secretaria-de-trabalho/inspecao/fiscalizacao-do-trabalho/rep

Tenho um REP na minha empresa, vou precisar comprar outro? 

Não, no artigo 96 da portaria é definido que quem utiliza um REP-Certificado na vigência da Portaria 1510/2009 MTE (ou seja, até 10 de fevereiro de 2022) pode continuar utilizando e o Arquivo Fonte de Dados deve ser emitido conforme a portaria de 2009. 

REP-A – Alternativo 

O REP-A são todas as Formas Alternativas de Registro de Ponto, que antes eram permitidas pela Portaria 373/2011 MTE. Ou seja, qualquer forma de registro como qualquer programa ou equipamento para registro de ponto, que é autorizada por acordo ou convenção coletivo. 

A 671/2021 MTP define que o REP-A deve permitir a identificação do empregado, assim como já estava definido antes. A grande mudança vem na questão do arquivo AFD, que virou uma exigência no caso de acordos e convenções que vem após a nova portaria. O Atestado Técnico também é uma exigência para o uso do REP-A. 

Utilizo aplicativo para registrar as marcações dos funcionários, o que devo fazer? 

Todas as formas alternativas de registro de ponto definidas na portaria 373/2011 MTE agora podem ser consideradas REP-A, porém existem mudanças nas exigências, como os arquivos AFD. 

A vigência da Portaria 373/2011 MTE vai até 10 de fevereiro de 2022, a mesma data que passa a vigorar as novas exigências, como por exemplo, a geração do AFD com assinatura digital. Sendo assim, até lá o aplicativo que você utiliza deve estar atualizado, mas enquanto isso você pode continuar utilizando normalmente. 

REP-P – Programa  

Aqui está a maior novidade da portaria 671/2021 MTP, o registro de ponto via programa, conforme artigo 78. É definido pelo sistema exclusivo para registro de jornada e emissão dos documentos fiscais e comprovantes. 

Todo o sistema de registro de ponto por programa é composto pelo REP-P, coletor de marcação (dispositivo ou software), armazenamento e depois o sistema de tratamento. 

De forma simplificada, o REP-P é um software para registro de ponto, que diferente do que antes poderia ser REP-A, deve possuir certificado de registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial e Atestado Técnico. O AFD também é uma exigência para quem utilizar o REP-P. 

Programa de tratamento de registro de ponto (PTRP) 

Além das formas de coleta das marcações, a portaria 671/2021 MTP também rege o tratamento do ponto, que é necessário para os REPS C, A e P, fazendo parte de cada um dos sistemas de registros eletrônico de ponto. Em linhas gerais podemos definir como o sistema que fará o tratamento das marcações para realizar o fechamento de ponto e emitir o espelho. 

O PTRP deve realizar o tratamento do ponto sem alterar as marcações originais e o mantendo histórico, para gerar o Relatório Espelho de Ponto Eletrônico ao término de cada período. O Arquivo Eletrônico de Jornada também é emitido pelo PTRP. 

Todos os desenvolvedores de programa de tratamento de registro de ponto devem fornecer o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade de seu sistema com assinatura digital. 

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E o registro de ponto manual e Relógio Cartográfico? 

A portaria não elimina as formas manuais e mecânicas de registro de ponto, que continuam válidas. É importante lembrar que essas são as formas mais antigas de registro e não utilizam tecnologia avançada e nem garantem segurança. 

Documentos fiscais e comprovantes 

Além das formas de registro de ponto, a portaria 671/2021 MTP também faz definições e atualizações sobre os documentos fiscais e comprovantes de marcação referentes ao controle de jornada dos funcionários. 

Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador 

O Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é o ticket que sai do relógio de ponto ao realizar a marcação, ele segue sendo uma obrigação para o REP-C e também para o REP-P. Os novos equipamentos e sistemas que emitem o comprovante irão utilizar o CPF do funcionário ao invés do PIS. 

Todos os comprovantes emitidos pelo REP-P devem ser assinados digitalmente e possuir um código Hash da marcação, também podem ser em arquivo PDF. O comprovante também deve ficar disponível para consulta por até 48 horas após a marcação. 

Arquivo Fonte de Dados (AFD) 

O AFD é um arquivo que contém todas as informações puras e tratadas dos registros de ponto no REP, necessário em qualquer sistema, ele é solicitado em caso de fiscalização.  

No REP-C o AFD continua sendo emitido pela porta fiscal padrão USB. Para o REP-A e REP-P o arquivo deve ser gerado e entregue nos casos de fiscalização e precisa ter assinatura digital emitida por autoridade integrante ICP Brasil. 

Espelho de Ponto Eletrônico 

O Espelho de Ponto Eletrônico é o resumo das marcações já tratadas do funcionário no período, utilizado para fechar a folha de pagamento. Esse arquivo é obrigatório para todos os sistemas de registro eletrônico de ponto e deve ser gerado pelo PTRP. 

Todos os funcionários devem ter acesso ao espelho de ponto mensalmente, por arquivo eletrônico ou impressa, essa é uma exigência nova dá portaria. 

Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) 

O Arquivo Eletrônico de Jornada contém todos os registros de ponto da empresa, é mais uma nova exigência que veio com a 671/2021 MTP, ele substitui os arquivos AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratado) e ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais). Ele deve ser gerado pelo programa de tratamento de ponto para todos os tipos de sistema utilizados na empresa.  

Nesse arquivo estarão as informações dos tipos de sistema eletrônico de ponto, todos os empregados, horário contratual, os registros, ausências, banco de horas e dados do programa de tratamento. Ao final, o Arquivo Eletrônico de Jornada deve ter assinatura eletrônica. 

Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade 

O Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é uma exigência para todos os tipos de REP e para o PTRP. O fabricante deve fornecer o documento para a empresa usuário comprovando que o sistema ou equipamento utilizado está em conformidade com a portaria 671/2021 MTP, conforme o anexo VI. Os atestados foram padronizados e têm exigências não previstas no anterior. 

Toda vez que uma empresa for utilizar um equipamento ou sistema para controle de ponto ela deve possuir o atestado técnico, em arquivo PDF e assinado digitalmente, esse é um documento que pode ser solicitado nas fiscalizações. 

Quando a portaria 671/2021 entra em vigor? 

Existem diversas dúvidas sobre a vigência da nova portaria e o prazo para adaptações nos sistemas e equipamento de ponto, porém a própria portaria deixa bem claro. 

Em geral, a portaria entra em vigor na data de publicação, ou seja, 08 de novembro de 2021. 

A seção IV do Capítulo V, a qual fala sobre o registro de ponto, entra em vigor 10 de fevereiro de 2022, segundo o inciso I do caput art. 401. Além disso, a portaria 1510/2009 MTE373/2011 MTE são revogadas a partir dessa data. Ou seja, os novos tipos de rep e exigências do AFD ficam vigentes a partir de 10 de fevereiro de 2021. 

No artigo 97 da portaria é definido o período de um ano para os desenvolvedores de Programa de Tratamento de Registro Eletrônico de Ponto se adequarem ao artigo 83, que define o espelho de ponto e AEJ. 

Como fica o Ponto por exceção? 

O Ponto por Exceção sempre foi um assunto polêmico na legislação do controle de frequência, mas agora temos uma definição clara. A portaria 671/2021 MTP permite a anotação de ponto por exceção em todos os tipos de sistemas de controle eletrônico de jornada, além do manual e mecânico. Isso tudo reforçando o art. 74, § 4º da CLT (Decreto-Lei nº 5.452, de 1943), que permite o ponto por exceção mediante acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho.

Saiba mais sobre o ponto por exceção em: https://www.insoft4.com.br/blog/como-utilizar-o-ponto-por-excecao-em-sua-empresa/ 

Como funcionará a fiscalização? 

A fiscalização do controle de frequência é feita por um Auditor-Fiscal do Trabalho, de forma presencial na empresa. Durante essa auditória é verificado se a forma de registro de ponto está cumprindo com todas as exigências presentes na Portaria 671/2021 do MTP, caso tenha irregularidades o sistema será descaracterizado e serão tomadas as medidas aplicáveis ao caso.  

Para os sistemas eletrônicos de ponto, nas fiscalizações o auditor pode solicitar o AFD e o atestado técnico, que precisam ser prontamente entregues. No caso do AFD, no REP C é exportado pela porta fiscal pelo próprio auditor, já no REP A ou REP P o arquivo deve ser prontamente gerado e entregue. O AEJ e o espelho de ponto também podem ser solicitados, quando sua obrigação estiver vigente, com prazo mínimo de 2 dias para a entrega. 

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