A assinatura digital é uma forma de formalizar documentos por meio eletrônico, de forma equivalente a assinatura a próprio punho. Com o avanço da tecnologia, a assinatura digital tem se tornado cada vez mais acessível e confiável, o que a torna usual em diversos setores, o departamento pessoal é um deles.
No departamento pessoal são gerados diversos tipos de documentos e comprovantes, que precisam ser formalizados. Só em relação a gestão de jornadas de trabalho temos os comprovantes de registro de ponto, documentos fiscais e o espelho de ponto, todos dependem de assinatura.
A assinatura eletrônica nesses e em outros documentos do DP garante confiabilidade e agilidade nos processos. Além disso, empresas que utilizam ponto eletrônico são obrigadas a manterem os arquivos fiscais e comprovantes de ponto com assinatura digital.
Sabendo disso, vamos explicar a função de cada um desses documentos e como a assinatura digital funciona na prática:
Documentos fiscais
Os documentos fiscais são arquivos emitidos pelo coletor de registro de ponto e o programa de tratamento que atestam a confiabilidade desses sistemas. Isso geralmente é solicitado durante fiscalizações ou na defesa de ações trabalhistas, quando a empresa atesta que o ponto dos funcionários está correto e não há erros nas folhas de pagamento e nem desacordos com a legislação trabalhista.
Esses documentos são:
AEJ – Arquivo Eletrônico de Jornada para o Programa de Tratamento
AFD – Arquivo Fonte de Dados para os coletores de ponto
Devida a importância desses arquivos, a assinatura eletrônica é obrigatória por lei.
Comprovante de registro
O comprovante de registro de ponto é obrigatório para os coletores de marcações que se encaixem como REP-C (os relógios convencionais) ou REP-P (programas de coleta de ponto). No caso dos relógios convencionais a assinatura é conforme o INMETRO e saí no comprovante impresso, já para os programas a assinatura deve ser padrão ICP-Brasil e constar no comprovante impresso ou digital pelo tempo que ele estiver disponível.
Essas e outras regras da gestão de frequência dos funcionários estão na Portaria 671 de 2021.
Espelho de ponto
O espelho de ponto é um resumo da jornada de trabalho do funcionário em um período, o que impacta diretamente no seu salário. Por lei, a empresa deve disponibilizar o acesso ao espelho, entretanto, uma boa prática amplamente utilizada é a coleta da assinatura do funcionário, para certificar que ele está de acordo com os dados.
A assinatura digital é a solução ideal para esse processo, pois garante a coleta da assinatura de qualquer lugar (o que é ideal para funcionários em home office) e possui maior confiabilidade. Além disso, permite que o espelho de ponto não seja alterado posteriormente.
A assinatura eletrônica é ideal para a modernização dos processos da área de departamento pessoal, garantindo mais segurança e agilidade.
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