O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por gerenciar todos os processos relacionados aos funcionários, como admissão, salários, férias, 13º, etc. Geralmente cuida mais da abordagem legal da relação trabalhista, podendo também se relacionar com áreas de bem estar, qualidade de vida no trabalho e financeira.

Neste post falaremos sobre o papel do departamento pessoal dentro das empresas e algumas de suas principais funções relacionadas a questão legal e jurídica das relações trabalhistas, que estão presentes e são essenciais para o dia a dia das empresas. Mostraremos como esse setor participa na base da estrutura organizacional e que, em um mercado tão competitivo, agiliza e gerencia as relações com funcionários de forma eficaz.

O papel do departamento pessoal na empresa

Agilizar os processos burocráticos da empresa é o sonho dos gestores em um mercado tão competitivo, mas quais são as principais responsabilidades do departamento pessoal nesse processo? Saiba mais abaixo:

O departamento pessoal é o setor da empresa responsável por gerenciar todas as tarefas relacionadas aos funcionários. Questões como contratações, horários, frequência, férias, pagamentos, horários, etc., são de responsabilidade desses profissionais que são a base da estrutura organizacional da empresa.

A missão deste setor é agilizar e tornar os processos manuais mais eficientes, mantendo tudo em confomidade com a legislação trabalhista. As funções de departamento pessoal envolvem questões de adequação legal da empresa perante a CLT, acordos, convenções, portarias, processos, etc.

A gestão e planejamento pelo departamento pessoal reduz erros e minimiza as chances de processos trabalhistas. Para esclarecer a importância da função, a utilizamos como ferramenta para solucionar problemas e atingir metas relacionadas aos empregados, promovendo mudanças para alcançar o crescimento da empresa no mercado.

Independentemente do tamanho da organização, a gestão é fundamental. Algumas vezes as tarefas dessa área se mesclam com recursos humanos, financeiro e administrativo em geral, ou passam para consultorias e contabilidades externas, principalmente em pequenas e médias empresas.

Em todos os casos, exige o conhecimento sobre o dia a dia e cultura da empresa em união das leis do trabalho. A quantidade de documentação e detalhes relacionados a cada um dos colaboradores exige da empresa um cuidado com departamento pessoal, para que seja alinhado, organizado e disposto a gerenciar os processos burocráticos.

As funções do departamento pessoal

O DP desempenha um papel fundamental no dia a dia da empresa, e você sabe quais são? Preparamos uma lista com as principais responsabilidades do departamento pessoal, todas ligadas com o alinhamento da cultura e regras da empresa com a legislação.

O processo de admissão e o departamento pessoal

Na admissão o DP é responsável por formalizar todo o processo, reunindo a documentação necessária para realizar o contrato de trabalho. É por meio dele que são feitas as notas em carteira, exames admissionais e todo o processo de contratação junto à legislação trabalhista.

No caso de pequenas e médias, muitas vezes o DP também assume o papel do setor de recursos humanos. Nesses casos, ele participa da seleção dos candidatos e do recrutamento do profissional.

Organização das questões trabalhistas na empresa

A grande responsabilidade do departamento pessoal é controlar e organizar todas as questões da relação trabalhista entre colaboradores e empresa. Manter todos os pagamentos em dia, como férias, 13º, horas extras, por exemplo, é a maior chance da empresa evitar processos trabalhistas.

A realização do planejamento e cálculos mensais da empresa exige precisão do DP. Nenhum valor indevido deve interferir e atrapalhar a realidade financeira da empresa.

Todas as questões da manutenção do funcionário na empresa passa pelo departamento pessoal. Isso vai desde acompanhar empregados recentes que estão passando por contrato de experiência, cuidados com contratação de estagiários e a manutenção dos exames periódicos.

Por isso, é tão importante o papel do departamento pessoal, controlar e realizar todo esse controle e manutenção das obrigações trabalhistas da empresa.

Gestão de frequência

Fazer o controle de ponto dos funcionários também é uma das tarefas do DP, que combina as jornadas de trabalho, regras de banco de horas, tolerâncias para atrasos, etc. Esse setor vai monitorar desde as marcações até a emissão do espelho de ponto, processo delicado pois implica diretamente na folha de pagamento.

Para descomplicar e ter segurança na gestão de frequência, o DP conta com sistemas de controle de ponto eletrônico, que dão as informações necessárias e automatizam o processo. Todos esses dados podem ser essenciais para o bem estar da empresa, como identificar as faltas e atrasos em tempo real, conferir dados de horas extras e evitar processos trabalhistas.

O departamento pessoal e o Foco na Folha de Pagamento

O pagamento de salário, benefícios, 13º, férias, impostos, FGTS, EHIC, contribuições sindicais e muitas outras questões trabalhistas são assumidos pelo departamento pessoal. Realizar o cálculo da folha de pagamento, prevendo todos os gastos corretamente, é essencial para manter as obrigações trabalhistas em dia.

Atentar-se a todos os detalhes da legislação trabalhista não é tarefa fácil, por isso é tão importante que o departamento pessoal faça o planejamento. A organização é fundamental para que nenhum detalhe seja perdido e que todos os pagamentos sejam devidamente cumpridos, conforme a lei. Também é possível manter alguns desses processos em contabilidades externas, que devem estar alinhadas com a gestão da empresa.

Controle do banco de horas

A determinação das horas trabalhadas pelo empregado no mês, horas extras e eventuais adicionais à sua jornada é de responsabilidade do departamento pessoal.

O controle de banco de horas, que informa se você precisa trabalhar mais horas ou se possui horas para tirar, é feito pelo departamento pessoal.

Os profissionais desse setor precisam ter na ponta do lápis toda a frequência da equipe para efetuar os pagamentos posteriormente, de acordo com a gestão de horas. Esta gestão do tempo do departamento pessoal evita muitos problemas trabalhistas.

Existem ferramentas que o DP utiliza para ajudar no gerenciamento de ponto, e uma delas é o sistema de Ponto Eletrônico. O sistema de ponto eletrônico mantém o cálculo de banco de horas atualizado e pode salvar a sua empresa de diversos inconvenientes e até mesmo de processos trabalhistas.

Com um sistema de controle de ponto é possível que essas informações sejam calculadas de forma automatizada, sem perder a confiabilidade, e fiquem disponíveis para os funcionários.

Para saber mais sobre como funciona o nosso sistema de ponto, entre em contato conosco!