Controle de acesso de caminhões

Quando uma empresa cresce, os sistemas utilizados por ela crescem junto ou acabam defasados para aquela empresa. Grandes indústrias, à medida que se desenvolvem, necessitam melhorar e adaptar todos os sistemas ao seu tamanho, sejam eles sistemas gerenciais de frotas, de ponto, de acesso, de gestão de recursos humanos, entre outros. À medida que crescem, essas empresas também buscam melhorias em vários setores: documentação, organização, infraestrutura, segurança, etc. Dentre esses, a segurança é um ponto crucial, seja ela patrimonial ou pessoal. Um dos processos que fazem parte do gerenciamento de segurança é o controle de acesso de veículos à organização, que recebe diariamente centenas de visitantes, funcionários e terceiros. Como controlar esse acesso mantendo a segurança? Como controlar o recebimento de mercadorias, notas fiscais, expedição, cargas e descargas, saída e entrada de veículos dirigidos por terceiros? Para isso é necessária uma série de documentações e processos.  E para dar conta com a máxima seguridade, muitas empresas lançam mão de ferramentas que possam automatizar todo o processo de acesso a empresa, seja de visitantes, terceiros ou funcionários. 

Obter um sistema único que faça tudo isso, agrega praticidade e segurança ao dia a dia de uma empresa. Trataremos aqui, especialmente, do controle de caminhões. Integrado ao módulo de controle de acesso e veículos; o controle de caminhões veio a acrescentar novas funcionalidades ao Ponto Soft Enterprise.

O controle de caminhões permite a inserção de veículos por tipo.  O cadastro pode ser feito para todos os tipos de caminhões, como exemplos: veículo urbano de carga (VUC), toco, truck, cavalo mecânico, carreta, rodotrem, bitrem, entre outros.  Através dessa funcionalidade nos registros de acessos é possível cadastrar caminhões, motoristas, tipos de cargas, departamentos para os quais a carga é destinada e informações como transportadora, classificação (carga ou descarga), ordem de serviço e fornecedor. Além disso, o sistema pode ser integrado com a balança que pesa automaticamente o caminhão e a carga, comparando a pesagem da balança com o peso descrito na nota fiscal. Caso haja diferença nos valores, o sistema avisa o responsável que terá que justificar a diferença para liberação do caminhão. O cadastro do motorista é feito separadamente do cadastro do caminhão, permitindo assim que os registros de acessos de ambos também sejam distintos.

Outra possibilidade que o sistema oferece é o acesso de veículos com cadastro de duas placas, além da principal, é possível cadastrar a placa auxiliar. Utilizada para facilitar a identificação nas entradas e saídas dos veículos que possuem o carrinho mais a carroceria.

O sistema também possibilita o controle de documentos, como por exemplo, documentos exigidos pela alfândega em viagens para o exterior. É possível o bloqueio de cargas que não apresentarem os documentos em dia. O controle de documentos permite a definição de vários tipos de periodicidade (anual, mensal, trimestral, etc) e datas de entrega, criando já os períodos de entrega automaticamente conforme definição.

A tela de consulta e liberação de carga possui legendas que acusam a situação de cada carga e os passos necessários para liberação de entrada e saída. Somente com todas as situações atendidas é possível o acesso ou liberação. Entre as situações estão: aguardando carga, aguardando descarga, liberados, carregando/descarregando, aguardando saída e aguardando liberação de peso. 

Por fim, o controle de caminhões permite a impressão de relatórios com filtros específicos, conforme necessidade do usuário, ou seja, é possível gerar relatório somente dos veículos por diferença de peso, ou somente de entrada e saída de veículos de carga, ou ainda, permanência de veículos, entre outros. Confira abaixo o resumo das principais funcionalidades desse módulo do sistema:

Funcionalidades:

- Cadastro de veículos com identificação do tipo.

- Cadatros de departamentos dos responsáveis pela carga, com controle do peso da nota fiscal.

- Cadastro de tipos de doação, para identificação da carga.

- Cadastro de tipos de documentos, com associação de documentos por veículos e possibilidade de definir vigências para os documentos, através da periodicidade e datas programadas para entrega, permite bloqueio de veículo com documentação pendente.

- Vigências de entrega geradas automaticamente, conforme periodicidade definida.

- Tela para registrar a entrega dos documentos, com possibilidade de anexá-los.

- Registro de acessos dos veículos e pessoas individual, possibilitando a saída da pessoa sem o veículo.

- Registro de acesso do veículo com identificação do motorista, peso, transportadora, classificação da carga, fornecedor, espaço para inclusão de observações, número da ordem de serviço, entre outros. Possibilidade de cadastrar um novo veículo na própria tela do registro de acesso e integração com balança, para coleta do peso.

- No registro de acesso da pessoa (motorista) possibilidade de relacionar materiais ou objetos a pessoa.

- Tela centralizada para liberação das cargas/descargas dos veículos, com status da situação do veículo dentro da empresa e demais informações.

- Possibilidade de restringir por departamento o usuário que irá fazer as liberações.

- Relatórios para impressão dos documentos por veículo e seus status, com filtros de placa, tipo de documento, período de datas a ser considerado, etc.

- Relatórios de acessos de veículos de carga, com possibilidade de gerar as entradas e saídas do veículo, tempo de permanência dentro da empresa, veículos que tiveram diferença de peso, veículos com carga de doação e por ordem de serviço.

Mais informações sobre o controle de acesso de caminhões? Entre em contato com a nossa equipe comercial pelo e-mail comercial@insoft4.com.br ou pelo fone (51) 3559 6465.