A contratação de terceiros envolve a coleta e avaliação de diversos documentos, como contratos, comprovantes e certidões, tudo isso para regularizar o serviço com o terceiro e atestar que todas as obrigações trabalhistas estão sendo cumpridas.  Entretanto, realizar esse controle por meio de planilhas ou de forma manual pode gerar riscos para a empresa contratante. 

 

Qual a importância de controlar documentos de terceiros? 

A contratação de qualquer serviço terceirizado depende da formalização de contrato de terceirização, com a definição das funções que serão executadas pelos funcionários da contratada. Entretanto, não basta apenas esse contrato para garantir que o serviço será realizado de forma segura e sem riscos para a contratante, por isso são coletados diversos documentos para comprovar a licitude da prestadora de serviços. 

No caso de fiscalizações ou acidentes de trabalho são solicitados documentos para atestar que não há irregularidade nas contratações de funcionários e que o serviço está sendo realizado seguindo as normas de segurança necessárias. A empresa contratante precisa ter tudo isso à mão e válido para evitar multas. 

Desta forma, controlar os documentos de funcionários e empresas terceiras é essencial para a compliance trabalhista, saúde legal e financeira da contratante. Entre os documentos mais importantes temos: 

  • Contrato Social; 

  • Alvará de funcionamento; 

  • Negativas federais, estaduais e municipais; 

  • INSS e FGTS dos trabalhadores; 

  • Licenças de operação; 

  • Normais Regulamentadoras (NRs) dos empregados; 

  • Licenças de operação; 

Além disso, a empresa contratante também possui obrigação legal de fornecer integração e treinamentos de segurança aos funcionários terceiros. Essa é mais uma questão que pode ser exigida durante fiscalizações e uma forma de atestar que tudo foi feito de acordo é a apresentação de certificados e confirmação de presença dos funcionários. Novamente, esses treinamentos também possuem período de validade e devem ter recorrência, ou seja, demandam controle. 

 

Qual a melhor forma de controlar documentos de terceiros? 

Para ter um controle efetivo de toda a documentação dos terceiros esse processo deve ser automatizado. Desta forma, é possível garantir segurança e agilidade na coleta, avaliação e recorrência dos documentos, além de facilitar o trabalho interno que envolve tudo isso. 

A automação da gestão de documentos de terceiros possui as seguintes vantagens: 

Identificação e solicitação automática de documentos: 

Em um processo automático de controle de terceiros não é necessário elencar o que será necessário para cada tipo de serviço e solicitar por e-mail ou correios os documentos obrigatórios, o sistema faz isso sozinho. Softwares modernos e ideais para esse trabalho conseguem identificar o que é necessário em cada tipo de serviço, mediante respostas de formulário e verificação de grau de risco, a partir disso, o próprio sistema já solicita o que é necessário para que o terceiro envie. 

Facilidade no trabalho de validação: 

A facilidade no processo já inicia no fato que de a equipe que valida os documentos, geralmente setor de segurança do trabalho ou jurídico, não precisa ficar solicitando e juntando todos os documentos em pastas, físicas ou digitais. Pelo sistema de gestão de terceiros a validação pode ser toda online e com feedbacks automáticos para o prestador. Ou seja, a partir do momento que o prestador termina o formulário e recebe a listagem de documentos necessários, ele já pode enviar e a equipe responsável da contratante recebe um aviso para avaliar. O resultado da avaliação também é enviado de forma automática para a empresa contratada, que vai saber se os documentos foram aprovados de primeira ou se precisa reenviar algo.  

Controle de vigências: 

A gestão dos documentos não acaba quando eles são enviados e aprovados no início da contratação da prestadora, muitos possuem uma vigência limite e devem ser constantemente atualizados. Isso também pode e deve ser automatizado, pois assim não há necessidade de a equipe interna ficar cuidando das vigências e solicitando os documentos, muito menos o risco de esquecer. Com um sistema de controle de documentos, a contratante apenas se preocupa em avaliar o documento quando ele é enviado, já que todo o processo de controlar a vigência e solicitar o documento é feito de forma automática. 

Certificação de treinamentos: 

Os treinamentos também podem ser controladores pelo sistema de gestão de terceiros. É possível definir assuntos e ter lista de presença, para certificar que os funcionários estavam presentes e receberam todo o conteúdo obrigatório para realizar o serviço de forma segura. 

Gestão efetiva da licitude dos funcionários:  

O controle de documentos e adequação legal de terceiros só é efetiva quando possuem formas de impedir o serviço daqueles que não estão em conformidade, isso também é possível pela automação. Mais do que criar as regras é necessário aplicá-las na prática, por meio do controle de acesso. O sistema de controle de documentos deve ser integrado ao sistema de acesso, para evitar que prestadores sem a documentação ou treinamentos obrigatórios entrem na empresa e realizem seu trabalho. 

Preparado para fiscalizações: 

Com um sistema automatizado para gestão de documentos de terceiros a empresa contratante pode estar segura de que todo o serviço está sendo executado de maneira legal, além de estar sempre preparado para fiscalizações. Com o sistema online a documentação estará sempre disponível para consulta, ou seja, já é possível apresentá-la no momento da fiscalização, conforme exigido. 

Agilidade na contratação de terceiros: 

A validação da licitude da empresa terceira é um requisito para a contratação e início dos serviços dos prestadores. Por isso, com a automação da gestão de documentos agiliza o início da prestação de serviço, pois toda a validação do terceiro é facilitada. A empresa contratante apenas precisa passar o link de login e aguardar a entrega de documentos para validação. 

Autonomia do prestador de serviços: 

Ao utilizar uma automação da gestão de documentos de terceiros, a empresa contratante garante mais autonomia e responsabilidade para a contratada. Isso porque toda a documentação obrigatória que certifica a validade e conformidade do trabalho do prestador é de responsabilidade dele, mas ele não fica desamparado, por conta de avisos automáticos do sistema. Com um portal em nuvem, que pode ser acessado de qualquer lugar mediante login e senha, o prestador pode ter acesso a todos os seus dados, cadastrar seus funcionários e realizar as atualizações necessárias. Isso evita todo o desgaste que pode ocorrer entre as partes ao ter a constante cobrança de documentação, o terceiro que vai informar seu serviço e suas documentações, depois só aguarda a liberação do trabalho, de forma simples e automática. 

Mesmo com todos esses benefícios em automatizar a gestão de documentos de terceiros, ainda há empresas que insistem em utilizar formas manuais, como planilhas por exemplo. Essas empresas acabam tornando o processo de contratação lento e se colocando em risco. Isso porque não existem os avisos, além que é necessário precisar cobrar a empresa terceira toda vez que atualizar um documento. 

 

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O GT Soft é um sistema web completo para controlar os documentos de prestadores de serviço, desde as regras para solicitações de documentos até o controle de acesso. O software é focado em garantir segurança nas contratações e agilizar o processo de onboarding dos prestadores, utilizando o conceito de self-service de documentos. 

O GT Soft também funciona como um portal de terceiros, no qual, mediante disponibilização de login e senha, o prestador de serviço pode acessar suas informações de qualquer lugar e realizar as atualizações e envios de forma autônoma. 

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