Controle de Ponto no seu Planejamento anual de 2022 

Com 2021 chegando ao fim, muitas empresas já estão começando o planejamento anual de 2022. Este é o momento de definir as metas e investimentos para cada negócio, muitas decisões sobre a necessidade de novas tecnologias e softwares são tomadas agora. Por isso, também é a hora para pensarmos no sistema de controle de ponto. Sabemos que por muito tempo o setor de recursos humanos foi excluído do planejamento orçamentário, por não ser considerada uma área estratégica, mas isso está mudando.  

A transformação digital nos negócios também chegou nas áreas de recursos humanos e departamento pessoal. A tecnologia permite automatizar e descomplicar processos, garantindo mais tempo para que esses setores se concentrem em questões estratégicas. Assim, o rh pode focar em outros assuntos, como qualidade de vida dos funcionários, atração e retenção de talentos, que incrementam de forma mais ativa o dia a dia do negócio. 

 

Controle de ponto como transformação digital! 

Todo o processo de gestão de frequência dos colaboradores, da coleta das marcações até o espelho de ponto, pode ser trabalhoso para as equipes do DP. Em muitas empresas tudo isso é pensado como apenas mais uma obrigação legal. Infelizmente não se pensa nas reais necessidades de segurança e automatização desse processo, muito menos em como deixá-lo estratégico. 

Com um controle de ponto estratégico, a gestão da frequência dos funcionários fica mais ágil e funcional. Gerenciar os funcionários em home office e presenciais, importar automaticamente todas as marcações, aceite digital de espelho ponto e muitas outras ações são viabilizadas por um software de controle de ponto que funciona de forma estratégica. Com tudo isso, os processos são simplificados e os funcionários acabam fazendo parte e tendo conhecimento do que realmente acontece. 

Não podemos falar sobre controle de ponto sem falar de segurança jurídica. Todo esse processo é uma obrigação legal e precisa ser tratado com a seriedade e cuidado que isso exige. A tecnologia na gestão de frequência garante a confiabilidade do processo, com controles de perfil de usuário, históricos e auditorias. Tudo isso para evitar processos trabalhistas, que sabemos como podem ser danosos as empresas. 

Permitir a transformação digital dentro do processo de controle de frequência traz vantagens para a gestão, o setor de rh e os funcionários. O que é considerado como uma atividade trabalhosa e feita apenas por obrigação, vira um diferencial, integra equipes e garante a segurança da empresa.  

 

E o que o controle de ponto precisa ser para trazer essas vantagens? 

Já entendemos as vantagens que um sistema de controle de ponto estratégico possuí, além disso, sabemos dos problemas que a gestão manual ou em software que não atende às necessidades podem trazer. Mas antes de trocar completamente seu sistema vamos explicar algumas funcionabilidades e requisitos para a gestão de frequência, que vão realmente melhorar o processo do RH, com segurança e agilidade. 

Cada negócio possui seus horários, tolerâncias, regras, etc., que são ditados por acordos coletivos, individuais, CLT e políticas. Tudo isso incide em como o controle de ponto deve ser feito, são regras e detalhes para o cálculo que precisam ser contemplados no sistema. Por isso é importante que o sistema seja parametrizável. 

As funcionalidades de segurança também devem ser consideradas na escolha do sistema. Configurar níveis de usuários, manter históricos e permitir auditorias são questões cruciais para se ter a segurança técnica e jurídica do sistema. 

A descentralização de algumas tarefas do RH também é possível em um sistema de ponto estratégico. Dividir funções entre setores e funcionários garante um processo mais assertivo e evita o famoso “telefone sem fio” na hora de manutenções. Em um modelo de descentralização o próprio funcionário pode fazer a descrição de suas justificativas, horas extras, faltas, etc., isso tudo de forma que fique registrado. 

Um sistema de gestão de frequência também pode auxiliar a identificar problemas e questões dos funcionários em relação a marcação de ponto. Com um controle de justificativas é possível ter um panorama geral dos motivos pelos quais os funcionários se atrasam, esquecem de bater ponto, fazem hora extra e muito mais. 

Informação em tempo real é um detalhe que pode fazer toda diferença em seu RH, por isso é importante um sistema que disponibilize isso. Você já imaginou saber exatamente quem já bateu o ponto e quem ainda não? Ou ainda, quem está trabalhando presencial e quem está home office? Tudo isso é possível em um sistema de controle de ponto estratégico.  

Podemos dizer que o ponto chave de um sistema de gestão de frequência estratégico é o que ele tem de diferencial, aquelas funcionalidades de um sistema de controle de ponto que vão elevar o nível do processo. Podem ser as funcionalidades básicas de parametrização até o aceite de espelho de ponto, que ajudam a economizar papel e na segurança jurídica. É necessário entender quais funcionabilidades podem auxiliar sua empresa e também garantir que ela está de acordo com a legislação. Um sistema de controle de ponto, para ser estratégico, precisa estar adaptado a realidade jurídica e cotidiana da empresa, além de fornecer as informações necessárias em tempo real. 

Incluir um sistema de controle de ponto no planejamento anual de sua empresa é um passo a mais para a transformação digital do RH. Por isso, converse com seu setor de departamento pessoal e entenda como é feito o processo de gestão de frequência atualmente, verifique quais são as reclamações e o que poderia ser melhorado. Unifique as objeções ao processo já existente com as mudanças tecnológicas para iniciar a busca por um software de controle de ponto mais estratégico. 

 

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