Redução de custos ponto eletrônico: onde sua empresa está perdendo dinheiro?
Muitos gestores acreditam que o custo do controle de ponto se resume ao valor da mensalidade do software e ao preço de compra do relógio. No entanto, o verdadeiro impacto financeiro está escondido em detalhes que passam despercebidos no dia a dia. Quando olhamos para a infraestrutura de ponto, existem "ralos de dinheiro" que drenam o orçamento do RH e do TI sem que ninguém note.
Entender esses custos ocultos é o primeiro passo para transformar a gestão de frequência em uma operação eficiente e econômica. Na Insoft4, com 25 anos de experiência, acompanhamos empresas que reduziram gastos significativos apenas ajustando sua estratégia de hardware e automação.
Abaixo, detalhamos onde o desperdício costuma acontecer e como reverter esse cenário.
O peso dos equipamentos obsoletos e a manutenção reativa
Manter um relógio de ponto antigo funcionando pode custar muito mais caro do que investir em uma tecnologia moderna. Equipamentos defasados apresentam falhas frequentes, exigem trocas constantes de peças e geram chamados de assistência técnica recorrentes.
Além disso, existe o custo da indisponibilidade. Quando um equipamento para, os colaboradores precisam se deslocar para outro ponto ou a empresa precisa adotar processos manuais de contingência. Isso gera filas, atrasos e uma insatisfação geral que afeta a produtividade.
A solução inteligente é investir em equipamentos com alta durabilidade e, preferencialmente, soluções de reconhecimento facial. Esses terminais possuem menos partes mecânicas que sofrem desgaste, o que diminui drasticamente a necessidade de intervenções físicas e o gasto com suprimentos, como bobinas de papel no caso dos modelos REP-P.
O custo invisível do retrabalho no RH
O desperdício de dinheiro não está apenas nas peças de reposição. Ele está no tempo das pessoas. Quando o sistema de ponto não é integrado ou apresenta falhas de comunicação, a equipe de Recursos Humanos precisa conferir registros manualmente, ajustar inconsistências e lidar com reclamações trabalhistas geradas por erros de marcação.
Um RH que gasta dias fechando a folha de pagamento por causa de problemas técnicos é um RH que não está focado em estratégia. A automação oferecida pelo Ponto Soft elimina essa necessidade de intervenção manual. O sistema processa as informações em tempo real, garantindo que o dado chegue pronto para o tratamento, sem intermediários ou planilhas paralelas.
Falta de visibilidade centralizada e monitoramento
Um dos maiores erros na gestão de infraestrutura é não saber o que está acontecendo com o parque de equipamentos em tempo real. Muitas empresas só descobrem que um relógio de ponto parou quando os funcionários começam a reclamar.
Essa falta de monitoramento impede o planejamento de manutenções preventivas. Sem dados, as decisões de investimento são baseadas no "feeling" e não na necessidade real. É aqui que ferramentas como o Gear Soft se tornam grandes aliadas.
O Gear Soft permite a integração de equipamentos de diferentes marcas e tecnologias em uma única plataforma. Com essa visibilidade centralizada, é possível identificar quais aparelhos estão apresentando mais falhas e prever substituições antes que o problema se torne uma emergência cara.
Como orientar investimentos mais inteligentes
Para reduzir os custos do ponto eletrônico, a empresa deve olhar para o ciclo de vida completo da solução. O atendimento 360° da Insoft4 garante que, desde a instalação até o suporte técnico, a prioridade seja a performance da operação.
Substituir o modelo de "apagar incêndios" por uma gestão baseada em conformidade e automação é o caminho para a economia. Quando o sistema funciona de forma fluida, os custos com multas, processos trabalhistas e manutenção emergencial desaparecem.
Investir em tecnologia de ponta, como o Ponto Soft Mobile, também ajuda a reduzir os custos de infraestrutura física. Ao permitir que colaboradores em trabalhos externos ou em regime de home office registrem o ponto pelo celular, a empresa reduz a necessidade de espalhar dezenas de relógios físicos por todos os seus setores e unidades.
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