Compliance de documento é uma das práticas para mais compliance em contratações e adequação aos objetivos de ESG. Nesse artigo vamos falar sobre essas ações e como aplicá-las em sua empresa para aproveitar os benefícios.
Contratações de terceiros são cada vez mais comuns e indicadas, mas mesmo com ampla previsão na legislação, alguns cuidados são necessários para manter a compliance trabalhista. A avaliação documental é um passo para manter segurança nas contratações.
A compliance de documento é a ação de manter a comprovação de que as empresas e funcionários cumprem com suas obrigações legais ou previstas em contrato. Em resumo, é o processo de entender quais documentos envolvem a contratação, qual a legislação que envolve o tipo de serviço e as obrigações que a contratada deve atender.
A compliance de documento é um processo, a empresa contratante precisa saber quais documentos envolvem a contratação, solicitá-los ao terceiro e manter a vigência sempre em dia. Como vimos, não é algo que tem início, meio e fim, mas sim uma tarefa cíclica.
Para implementar o compliance de documento de terceiros em sua empresa é necessária uma análise da documentação necessária e a coleta dos arquivos. A notícia boa é que isso pode ser automatizado.
A Insoft4 fornece o serviço de compliance documental, no qual realizamos a avaliação dos serviços, solicitação de documentos por atividade, análise da documentação e manutenção de vigências. Assim, nossa equipe realiza a implementação da compliance de documentos, com maior comunicação entre contratante e contratada, melhorando a relação e a deixando mais transparente.
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A implementação com os serviços da Insoft4 é simples. Após a contratação iniciamos a implementação do novo processo com conversas e comunicações entre contratante e contratada, para acertarmos os documentos e explicarmos o funcionamento da compliance documental. Em poucos dias já iniciam as coletas de documentos e organização dos arquivos no sistema GT Soft, desenvolvido pela Insoft4.
A compliance de documentos é de extrema importância para a manutenção da conformidade trabalhista, fiscal e legal nas empresas, entenda:
Idoneidade dos terceiros: Saber mais sobre as empresas que estão envolvidas no seu processo de produção, se estão em dia com a legislação e políticas de ESG, segurança de informação e segurança do trabalho.
Evitar processos por responsabilidade subsidiária: Em casos de processos trabalhistas de terceiros, caso a empresa não consiga arcar a contratante pode ter que se responsabilizar, por isso é importante atestar que a empresa terceira cumpre com requisitos da justiça do trabalho.
Evitar acidentes de trabalho: A validação documental permite atestar que ASOs, PCMSO, NRs e demais treinamentos da segurança do trabalho estão em dia e os colaboradores sabem das diretrizes para evitar acidentes e fatalidades.
Proteção da imagem da empresa: Saber da idoneidade das empresas terceiras evita que a sua empresa se envolva com quem não está em dia com a legislação e diretrizes importantes. A imagem da contratante pode ser atrelada com a da terceira em casos graves, por isso é importante saber sobre com quem se relaciona.
Quer saber mais sobre a aplicação da compliance de documentos em sua empresa? Fale com a gente!
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