Funcionalidades Essenciais para um Sistema de Gestão de Terceiros
Sua empresa ainda gasta horas com a papelada de terceiros e se preocupa constantemente com a conformidade legal? Gerenciar fornecedores e prestadores de serviço pode ser um desafio e tanto para qualquer empresa, independentemente do porte. A quantidade de documentos, a necessidade de estar em dia com as leis e a complexidade dos processos podem consumir um tempo valioso e, se não forem bem administradas, gerar riscos sérios. É aí que um sistema de gestão de terceiros se torna não apenas uma ferramenta útil, mas um investimento estratégico.
Por Que sua Empresa Precisa de um Sistema de Gestão de Terceiros?
Em um cenário onde a terceirização é cada vez mais comum, garantir que os prestadores de serviço estejam em dia com suas obrigações legais e trabalhistas é essencial. A ausência de um controle eficiente pode expor sua empresa a multas, passivos trabalhistas e problemas de reputação. Por isso, um bom sistema de gestão de terceiros é a alternativa certa para resolver esses problemas, oferecendo um controle rigoroso e automatizado que pode reduzir o tempo gasto em 70% e minimizar drasticamente os riscos, garantindo tranquilidade a longo prazo.
Funcionalidades Chave que Transformam a Gestão
Para ser realmente eficaz, um sistema de gestão de terceiros precisa ir além do básico. As funcionalidades a seguir são essenciais e fazem toda a diferença na otimização e segurança dos seus processos:
- Automação da Coleta e Validação de Documentos: Diga adeus aos papéis e à validação manual. Um sistema robusto automatiza a solicitação, o envio e a verificação de toda a documentação necessária (contratos, certidões, comprovantes de pagamentos, etc.). Isso reduz erros, agiliza a liberação de acesso e garante que nada fique para trás.
- Controle de Validade e Alertas Proativos: Acompanhar a validade de cada documento para cada terceiro é uma tarefa hercúlea sem a tecnologia certa. A ferramenta ideal deve emitir alertas automáticos sobre vencimentos, permitindo que você solicite as atualizações com antecedência e evite interrupções nas operações ou descumprimento legal.
- Gestão de Acessos e Permissões: A integração da gestão de terceiros com o controle de acesso faz toda a diferença na sua gestão. O sistema deve permitir configurar e gerenciar as permissões de acesso de cada terceiro a áreas específicas da sua empresa, garantindo a segurança física e a restrição de acesso a informações sensíveis. Para saber mais sobre como integrar e gerenciar acessos, conheça o Akita Soft.
- Auditoria e Rastreabilidade: Ter um histórico completo de todas as interações e documentos é vital para auditorias e para garantir a transparência. O sistema deve registrar quem acessou o quê, quando e quais alterações foram feitas, facilitando a prestação de contas e a identificação de eventuais problemas. A ausência desta funcionalidade pode ser desastrosa em uma fiscalização ou em caso de litígio, expondo a empresa a graves consequências.
- Acesso Rápido a Dados e Relatórios: Com relatórios intuitivos, você tem acesso imediato a informações e pode acompanhar a conformidade de todos os seus terceiros em tempo real, identificar gargalos e tomar decisões mais assertivas e baseadas em dados concretos.
- Conformidade com a Legislação Trabalhista e Fiscal: Uma funcionalidade crítica é a garantia de que o sistema está sempre atualizado com as últimas exigências legais, como as Normas Regulamentadoras (NRs) e outras leis trabalhistas. Isso minimiza o risco de passivos e garante a segurança jurídica da sua empresa.
Por Que o GTSoft é a Escolha Certa para Sua Empresa?
O GTSoft foi desenvolvido pensando nas necessidades reais das empresas brasileiras, oferecendo todas as funcionalidades essenciais e indo além, com um diferencial de atendimento 360° da Insoft4.
- Automação Completa: Com o GTSoft, a coleta, avaliação e atualização de documentos de terceiros são totalmente automatizadas, poupando tempo e minimizando erros.
- GTSoft Mobile: Para facilitar ainda mais a vida dos seus terceiros, o aplicativo do GTSoft possibilita que eles consultem e enviem documentos pendentes de qualquer lugar, agilizando o processo.
- Compliance Documental: A Insoft4 oferece um serviço completo de gestão documental, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com as legislações trabalhista, fiscal e ambiental. Isso significa mais segurança e menos preocupação.
- Redução de Riscos: Ao automatizar e centralizar o controle de documentos, o GTSoft ajuda a mitigar riscos trabalhistas e jurídicos, protegendo sua empresa de possíveis dores de cabeça e multas.
- Otimização de Processos: Esqueça a papelada e os processos manuais demorados. O GTSoft otimiza o fluxo de trabalho, permitindo que sua equipe foque em tarefas mais estratégicas.
- Integração Nativa com Akita Soft: Essa não é uma simples consulta, mas uma comunicação em tempo real que garante agilidade e segurança. Quando um terceiro tem a documentação aprovada no GTSoft, ele é liberado instantaneamente nos controladores do Akita Soft. Da mesma forma, se um documento vencer, o sistema automaticamente bloqueia o acesso do terceiro no momento da tentativa, informando a portaria sobre quais documentos ou motivos provocaram o bloqueio. Otimizando assim, o controle de acesso de terceiros com uma gestão inteligente.
- Construído com Você: A Insoft4 tem uma forte cultura de ouvir o cliente e implementar suas sugestões e necessidades. A primeira versão do GTSoft foi criada em 2005 a partir da sugestão de um cliente do nosso produto Ponto Soft. Desde então, a solução segue sendo aprimorada, e hoje o GTSoft é o mais completo do mercado, sempre evoluindo a partir do feedback de quem mais importa: você.
Investir no GTSoft é investir na segurança, eficiência e na tranquilidade da sua gestão de terceiros. É ter a certeza de que sua empresa está em conformidade e protegida, enquanto otimiza tempo e recursos valiosos.
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