Quando falamos sobre integrações de software, muitos acham que esse assunto é restrito às áreas relacionadas a tecnologia da informação e informática, mas não é bem assim. A principal razão pelas quais existem as integrações do software, é a facilidade do usuário final e isso está presente em diversas áreas, inclusive nos recursos humanos (RH) e no departamento pessoal (DP).
Esse artigo vai explicar um pouco mais sobre essas integrações, de forma fácil para você entender como isso afeta seu dia a dia, confira!
O que são integrações de software?
Podemos utilizar exemplos baseados no dia a dia de uma empresa para explicar o que são as integrações de software. Empresas possuem diversos setores com processos distintos, o RH, o DP e o financeiro, por exemplo, entretanto, em diversos momentos eles precisam compartilhar informações para executar seus respectivos trabalhos, isso é uma integração.
De forma geral, isso também acontece entre os sistemas. Com a modernização da gestão, os setores fazem uso de um ou mais sistemas para executar seus serviços, esses programas precisam se comunicar para trocar informações e manter seu funcionamento.
Integração de sistemas é a conexão entre um ou mais softwares para trabalhar em conjunto, com troca de dados de forma automatizada. Essa troca pode ser tanto entre os dados cadastrais, evitando recadastro, como de dados tratados, ou os resultados, de cada software.
De forma simplificada, como ocorre a integração de software?
De forma geral, para não adentrarmos muito na parte técnica, podemos dividir as integrações de software em dois grandes grupos:
Direta
Podemos chamar de integração direta aquela que ocorre quando a equipe do software que pretende desenvolver a integração já tem essa comunicação mapeada com o outro sistema e a realiza de forma simples e nativa. Isso geralmente acontece entre sistemas que utilizam o mesmo banco de dados ou banco de dados distintos que permitam conexão direta. Isso se observa geralmente entre softwares do mesmo fabricante ou empresas parceiras entre si.
Via API
Nas integrações via API, os softwares disponibilizam uma série de normas e meios para a extração de suas informações. Nesse caso, vai da equipe responsável pelo software que quer se integrar analisar essas normas e configurar os processos de integração com base nisso.
Quais as vantagens em utilizar softwares integrados no RH
Agora que você já entendeu o que é e como funciona a integração de softwares, vamos conferir suas vantagens nas áreas de RH e DP:
Evita retrabalho
O RH e DP trabalham com diversos dados cadastrais, ou seja, informações como nome, data de nascimento, data de admissão, horários de trabalho, centro de custo (setor), cargo, movimentações como afastamentos, trocas de setor e cargo, etc. Imagina se para todo software utilizado nessas áreas, tivessem que cadastrar novamente, além disso, se todo ajuste cadastral tivesse que ser feito em todos os sistemas, isso não ocorre quando temo integrações.
Evita erros
Aproveitando o item acima, quando ocorre essa integração os erros de cadastro e de digitação são evitados.
Agiliza os processos
Essa provavelmente é a maior vantagem da integração de softwares, a agilidade nos processos. Toda essa troca entre os softwares permite que o tempo gasto por um colaborador seja reduzido, assim, ele pode investir esse tempo em outras questões que necessitam de cuidado.
Integração de software com controle de ponto:
Um dos maiores exemplos de integração de software no RH é o controle de ponto, que pode estar integrado a diversos outros sistemas e garantir muitas vantagens:
Controle de ponto e folha de pagamento
O período de fechamento de ponto é sempre delicado, mas existem diversas ações que podem facilitar toda essa etapa, a integração entre o software de controle de ponto e folha de pagamento, por exemplo. Nesse caso, os cálculos de ponto que incidem na folha de pagamento são enviados de forma autônoma, o que agiliza e evita erros no processo.
Controle de ponto e ERP
Em geral, é nos sistemas ERP que a maioria dos dados de funcionários estão armazenados, como informações de cadastro, cargo, horários, etc, a comunicação direta disso com o sistema de controle de ponto evita o retrabalho e possíveis erros de cadastro.
Controle de ponto e acesso
Você sabe todas as vantagens que pode ter ao utilizar o sistema de controle de ponto integrado ao acesso? A garantia de aplicação das regras, confirmação de horários e evitar passivos trabalhistas, tudo isso é possível com essa integração.
Você pode criar mecanismos para identificar quais funcionários esqueceram de registrar o ponto, evitar o trabalho em interjornada, férias e afastamentos. Tudo isso de forma simples e ágil.
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