O que é a gestão de documentos e porque é importante?

Gestão de documentos, se considerarmos apenas o significado do termo, pode parecer uma tarefa simples, entretanto, um controle eficaz pode ser complexo.

Na atualidade, o processo de gestão de documentos, principalmente em relação a documentação de prestadores de serviço, exige um método automatizado. Leia nosso artigo e saiba mais sobre!

O que é gestão de documentos no controle de terceiros:

A gestão de documentos no controle de terceiros é o processo de coleta, armazenamento e atualização de toda a documentação que for necessária para a empresa poder contratar determinado serviço. Automatizar esse procedimento permite que toda a documentação fique válida, vigente e adequada, o que é o objetivo final da gestão de documentos.

Entre os processos automatizados da gestão de terceiros temos:

• Solicitação personalizada e automática da documentação.
• Alertas para a empresa contratante e terceiro, sobre a atualização e avaliação de documentos.
• Armazenamento em nuvem.

• Controle de acesso dos usuários a documentação.
• Cálculo de vigência e solicitação automática para atualização.

Agora que você já entendeu o que é a gestão de documentos, vamos entender sua importância. A segurança jurídica na contratação é o ponto principal desse processo, entretanto, existem benefícios para além disso.

Confira 5 dicas sobre a importância da gestão de terceiros:

• Garante que todos os funcionários terceirizados aptos a realizarem suas funções - Não basta apenas a empresa apresentar sua documentação comprovando que está em conformidade trabalhista e fiscal, é de extrema importância que os funcionários tenham a documentação que comprova a aptidão para as tarefas desempenhadas. Assim o serviço segue com segurança e confiabilidade.
• Protege a imagem da empresa - Já sabemos que a gestão de documentos está completamente ligada a segurança jurídica da empresa, entretanto, temos que lembrar como isso também se relaciona a imagem. Processos trabalhistas e acidentes de trabalho, mesmo que a empresa contratante não tenha diretamente culpa, sempre vão afetar sua imagem.
• Mantém todas as informações organizadas e de fácil acesso – De nada adianta ter a documentação, porém não a encontrar quando necessário, um sistema de gestão de documentos unifica o armazenamento e evita isso.
• Adequa o processo à LGPD – Um sistema automatizado de gestão de documentos permite que esse processo seja 100% adequado à LGPD, desde a solicitação de consentimento, restrição de acesso e rotinas para exclusão após o período necessário.
• Mantém a vigência da documentação atualizada – Novamente, não adianta ter um documento e quando precisar perceber que ele já está fora de vigência, na gestão automatizada de documentos essas situações podem ser evitadas.

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