A gestão de frequência é uma questão presente no dia a dia das empresas. O Ponto Eletrônico é a melhor opção para realizar essa gestão, indicado para empresas de todos os tamanhos, inclusive as de pequeno porte.
Ainda existe o pensamento de que empresas com poucos funcionários ou regras de ponto simples não precisam do ponto eletrônico, o que está equivocado. Segurança jurídica e agilidade no controle de ponto é um direito e obrigação para todos, pois protege a empresa e facilita seu dia a dia.
Sabe-se que a realidade nesses locais é diferente, muitas vezes o responsável pelo departamento pessoal acumula outras funções administrativas, ou é o responsável geral pela empresa. O controle de ponto, muitas vezes, vira uma responsabilidade da contabilidade contratada. Tudo isso faz com que o Ponto Eletrônico seja ainda mais importante.
O controle de frequência dos funcionários é obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários, porém também é indicado para empresas que tenham menos do que isso. Isso se dá porque quando não tem um controle de ponto da empresa, ela não tem informações para se defender no caso de reclamatórias trabalhistas.
O Ponto Eletrônico é uma das opções para gestão de frequência, junto do registro manual e mecânico. A diferença é que essa é a única opção que facilita o dia a dia da empresa e é segura contra fraudes.
No controle de frequência pelo Ponto Eletrônico as marcações são coletadas por relógio eletrônico de ponto, aplicativo em celulares e tablets ou sistema de computador. Esses registros são tratados por um sistema, que irá gerar o espelho de ponto para a folha de pagamento. Todas as regras do ponto eletrônico estão na Portaria 671/2021 do MTP.
O Ponto Eletrônico (pontosoft.com.br) garante segurança e agilidade na gestão de frequência, isso é extremamente necessário para pequenas empresas. Fraudes e problemas no ponto dos funcionários podem ser mais comuns que esperado, isso pode incidir em atrasos no fechamento de ponto e até processos trabalhistas."
Na gestão de empresas, tempo é algo essencial, principalmente quando há o acúmulo de funções. Por isso, é necessário ter agilidade na gestão de frequência. Com um processo todo automatizado o tempo gasto no controle de frequência é reduzido drasticamente. Isso porque não há mais a coleta de cartões, recolhimento de folha, livros, etc. Além disso, todas as ocorrências, inconsistências e manutenções já são previstas no sistema, que avisa e auxilia o usuário.
A segurança jurídica e adequação legal em relação a legislação é uma preocupação para todas as empresas, mas se agrava no caso de empresas pequenas, pois podem ter mais dificuldades em arcar com uma reclamatória trabalhista.
No Ponto Eletrônico é possível manter históricos, realizar auditorias, documentos fiscais e ter todas as informações a mão, sempre com confiabilidade. Tudo isso evita problemas que possam incidir em reclamatórias, além de auxiliar a empresa em caso de processos.
Já entendemos a necessidade do ponto eletrônico nas empresas pequenas, porém existem funcionalidades da gestão de frequência que são ideais para esse tipo de empresa.
Os aplicativos para Ponto Eletrônico estão previstos na legislação e podem ser muito úteis para empresas de pequeno porte. Caso já tenha acordo ou convenção coletiva que regularize o registro de ponto de formas alternativas, é possível realizar todas as marcações por meio de aplicativo, o que é definido como REP-A.
Além dos registros, é possível permitir que o empregado realize suas justificativas e consulta de espelho de ponto, assim ele terá suas informações sempre à mão. Caso a empresa não tenha acordo ou convenção, é possível contratar uma solução de REP-P, que funciona apenas para a marcação de ponto.
Sendo por REP-A ou REP-P, os aplicativos de ponto eletrônico reduzem os custos da empresa, que não precisam comprar o relógio eletrônico de ponto, suas bobinas e nem arcar com manutenção do equipamento. Ao utilizar o app como REP-A, o tempo necessário em manutenções é reduzido, isso porque ao invés do DP precisar solicitar as justificativas, o próprio funcionário já saberá o que precisa fazer.
O controle de ponto por exceção foi permitido pela Lei da Liberdade Econômica, nessa modalidade o funcionário apenas efetua o registro quando está fora do seu horário padrão. Isso reduz a necessidade de tratamentos de ponto, pois os funcionários não esquecem de efetuar os registros, ocorrem menos erros.
Para conseguir utilizar o ponto por exceção a empresa deve contar com um programa de tratamento de ponto que permita isso, realize a configuração dos horários de cada funcionário e aloque as marcações na posição correta quando executadas, identificando se entrada ou saída e qual o turno.
Ajustes no ponto são comuns no fechamento de ponto, inclusão de atestados, comprovantes, justificativas, etc. Infelizmente isso tudo toma tempo, mas pode ser agilizado pelo sistema de tratamento de ponto.
Um sistema de qualidade que pensa na eficiência da gestão de ponto já identifica o que necessita de tratamento (como faltas e atrasos) e avisa o usuário, além de deixar todas as manutenções necessárias dos funcionários da empresa em apenas uma tela, o que facilita e agiliza o trabalho.
Em um sistema de tratamento que prioriza a agilidade não é necessário buscar as manutenções necessárias, ele te informa isso. Essa questão já ajuda na segurança jurídica, evitando que ocorrências sem tratamentos sejam enviadas para a folha de pagamento e descontos sejam efetuados de forma equivocada.
Fraudes e erros no Ponto Eletrônico podem gerar uma dor de cabeça gigante para empresas pequenas, até levar a falência ou fechamento.
Para evitar isso a empresa pode contar com um sistema de tratamento de ponto que tenha controle de acesso por usuário, manutenção de históricos e rastreabilidade de ações, tudo isso para conseguir saber quem realizou cada modificação, como aprovação de justificativas e abonos, facilitando a identificação no caso de fraudes.
Além disso, é necessária a confiabilidade no fechamento de ponto, para isso o sistema deve identificar as ocorrências, saber o que gera inconsistências e não permitir o fechamento enquanto isso não foi tratado. A solução precisa identificar automaticamente as ocorrências de ponto, comparando as marcações realizadas com a jornada prevista.
Além disso, se necessário mudanças nos pós fechamento o sistema deve permitir e registrar, para apurar diferenças a maior e estornos, mantendo todos os históricos e permitindo auditorias.
O programa de tratamento de ponto deve facilitar o dia a dia do responsável pelo controle de ponto, com automações e informações prontas. Uma das funcionalidades que ajuda nessa questão são as ocorrências pré-cadastradas.
Nos programas que tenham essa facilidade todos os tipos de ocorrências como férias, folgas, saídas antecipadas e licenças ficam cadastrados no sistema e estão prontas para uso e lançamentos antecipados.
Nessa funcionalidade, também é possível informar o que gera ou não inconsistência, que bloqueará o fechamento caso não tratada, além de informar qual o tratamento necessário.
O ponto eletrônico da a confiabilidade e eficiência que empresas pequenas precisam na gestão de frequência, para que isso não vire um problema. Essa é uma saída tanto para quem faz o controle interno quanto para quem deixa a gestão de ponto na contabilidade, já que uma solução em nuvem pode ser acessada de qualquer local.
Quer um sistema de controle de ponto com todas as funcionalidades acima? Conheça o Ponto Soft, a solução desenvolvida pela Insoft4, empresa especialista no assunto, que já passou por diversas auditorias fiscais e automatiza a gestão de frequência por completo!
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