De quem é a responsabilidade do registro de ponto?

O que é a marcação de ponto?

Bem, a definição de marcação de ponto é muito simples, são os registros de início, término e pausas da jornada de trabalho dos funcionários.

É a maneira de os funcionários informarem os horários de entrada, almoço e saída ao longo do dia. Além disso, é uma forma de as empresas saberem que seus funcionários estão chegando ao trabalho e cumprindo todas as suas agendas.

As regras relativas ao registro de horas são simples: toda empresa com mais de 20 funcionários deve registrar os horários de entrada e saída de cada empregado, de forma manual, mecânica ou, a forma mais indicada, eletrônica.

Essa obrigação está descrita no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

De quem são as responsabilidades no caso de uma ação trabalhista?

Nas empresas com mais de 20 funcionários, no caso de qualquer ação jurídica, iniciada pelo funcionário ou pela empresa, é obrigação da empresa ter os registros que vão servir como provas.

Nisso, para quem utiliza o ponto eletrônico, podem ser solicitados os seguintes documentos:

• AFD: Arquivo fonte de dados emitido pelo registrador de ponto, que contém todas as marcações;
• AEJ: Arquivo eletrônico de  jornada emitido pelo programa de tratamento de ponto, aqui também estão todas as marcações e informações de frequência;
• Espelho de ponto: Todas as informações de ponto do colaborador em um período, que implica diretamente na folha de pagamento.

Também pode ser solicitado o atestado técnico da solução de registro e tratamento de ponto utilizada, ou até mesmo uma auditoria. Os comprovantes de registro de ponto que ficam com os colaboradores também podem servir como prova, mas o funcionário não é obrigado a guardá-los.

No caso do registro manual a empresa tem apenas o livro para comprovar, já no mecânico tem os cartões e a possível auditoria do equipamento, o que, em geral, não são provas tão fidedignas e confiáveis.

Caso uma empresa opte pelo registro manual, deve ser muito cuidadoso nesse trabalho. A representação dos dias úteis deve ser precisa, inclusive os relativos aos minutos, o que significa que não se pode utilizar arredondamento.

Com base na jurisprudência estabelecida, os tribunais não consideram os cartões de ponto preenchidos com horários precisos de chegada e partida estimados, acordados ou estimados todos os dias, como 8h00 e 17h00.

Por quê? Porque o início e o fim da jornada não podem acontecer no mesmo horário todos os dias.

Já para empresas com até vinte empregados, a realidade é diferente, já que nesse caso a responsabilidade pelas provas virá do próprio trabalhador.

Mesmo para empresas que não são obrigadas por lei a manter os registros dos colaboradores, é indicado que o façam, inclusive por meio eletrônico. Assim poderão evitar reclamações e processos trabalhistas que podem ser ainda mais danosos em empresas pequenas, porque caso a empresa não consiga se defender, terão perdas financeiras e dificuldade em achar novos funcionários.

Manter um registro de ponto eletrônico, para qualquer empresa, garante mais transparência para com seus funcionários, evita possíveis erros e fraudes.

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