Possuir um software de controle de acesso de sua empresa traz vantagens que vão de agilizar processos até garantir mais segurança na legislação trabalhista. Realizar a gestão de catracas, torniquetes e cancelas de forma inteligente resulta em benefícios que vão muito além da portaria. O sistema de controle de acesso pode ser o que falta para fazer valer as regras de sua empresa.
Todas as empresas lidam com problemas em fazer valer as regras de circulação ou precisam pelo menos estar cientes dos acessos em seu ambiente físico. Os problemas são variados:
Questões como essas são comuns no dia a dia das empresas, caso ainda não sejam um assunto no seu trabalho, deve começar a ser em breve.
Costumamos postergar medidas preventivas e apenas tomarmos uma ação quando ocorre algum problema. Porém quando o assunto é acesso e segurança, esses problemas podem ser graves e as medidas preventivas não devem ser postergadas.
Desta forma, separamos algumas vantagens dos sistemas de controle de acesso que vão evitar possíveis graves contratempos no futuro:
Limitação do Acesso
A limitação do acesso físico de sua empresa baseada em perfis e permissões pode te salvar de diversas dores de cabeça no futuro. Toda empresa tem suas regras de acesso, de políticas mais básicas, como apenas funcionários na propriedade da empresa, até mais complexas, como apenas um funcionário específico poder entrar em determinada sala por possuir produtos tóxicos lá. Seja qual for a regra, ela existe para ser cumprida e é por isso a importância de controlar os acessos.
Limitar o acesso em sua empresa depende de equipamentos e software de controle integrados. O equipamento escolhido depende do lugar e de o quão rigoroso precisa ser esse controle, para alguns lugares talvez precise de um torniquete e outras apenas uma catraca simples. O mais importante é o software de controle desses equipamentos, ele precisa permitir que as regras da política da empresa estejam funcionando na prática. Ou seja, o sistema precisa permitir controle de acesso por setores, perfis, etc.
Auditorias e investigações
O controle de acesso não é apenas sobre limitar, mas também sobre ter conhecimento sobre os acessos. A informação dos acessos não é devidamente valorizada, até que seja necessária. Com um software para controle de acesso é possível manter o histórico dos acessos através dos equipamentos, sendo assim, você pode ter a informação de quem entrou e saiu de salas, horários, tempo de permanência e muito mais.
É importante para a empresa manter pelo menos os históricos dos acessos em caso de alguma situação adversa. Essas situações podem variar de questões como o funcionário que esqueceu de marcar o ponto, mas quer provar que estava presente, até situações mais graves como avaliar acessos não autorizados.
Segurança trabalhista
Quando o assunto é segurança trabalhista o máximo que podemos fazer para se adequar melhor, um sistema de controle de acesso pode te ajudar a ficar mais protegido nessa questão. Limitar o acesso de colaboradores em intrajornada, férias e licenças pode prevenir passivos trabalhistas de forma ativa em sua empresa. Basicamente, se o funcionário não está trabalhando e não tem motivo para estar na empresa, ele não deve ter acesso.
Outra vantagem em relação a segurança trabalhista é bloquear os acessos de áreas nas quais ocorrem atividades insalubres. Essas áreas geralmente já possuem um acesso restrito, porém com um controle de acesso é possível atestar que apenas funcionários autorizados ficam nesse espaço. A grande vantagem nessa questão é que você evita que outro funcionário, sem relação com a atividade insalubre, exija insalubridade falando que também tinha acesso à área.
Segurança na terceirização
A terceirização envolve a necessidade de diversos controles, principalmente em relação a documentação, tudo isso pode estar atrelado ao controle de acesso. Evitar a entrada na empresa de funcionários terceirizados que não estejam com a documentação em dia evita problemas com a legislação.
Para isso é necessário integrar o sistema de controle de acesso com o sistema de gestão de terceiros. Com essa integração caso o terceiro estiver com o ASO fora de validade ele é impedido de acessar as dependências da empresa e realizar seu serviço.
Agilidade e segurança nas visitas
Em uma empresa pode haver visitantes de diversos tipos: candidatos a vagas, avaliadores, prestadores de serviço e muito mais, é importante de extrema importância fazer a gestão desses acessos. Além disso, a segurança desses acessos não deve gerar processos burocráticos e demorados. Você precisa saber quem está acessando sua empresa, quando e por qual motivo por motivos de segurança, mas não deve sobrecarregar a portaria.
O ideal é possuir um sistema de controle de acesso com pré-cadastro de visitantes, permitindo que ao chegar na empresa já seja possível identificar quem é o visitante e o motivo do acesso. Outro detalhe importante nesse cadastro é a definição de um funcionário responsável pelo visitante, como por exemplo alguém do rh como responsável por um candidato a vagas. Esses pré-cadastros possibilitam mais agilidade nas recepções, evitando filas e aglomerações.
A segurança patrimonial, humana e trabalhista de uma empresa depende de um sistema de controle de acesso válido. Para muitos pode parecer um detalhe ou apenas uma perfumaria nos prédios, mas como vimos, é de extrema importância.
Um sistema de controle de acesso vai garantir que as regras internas da empresa sejam praticadas, ele precisa ser adaptável à sua realidade. É necessário poder cadastrar as regras de acesso e suas exceções, de forma que auxilie no dia a dia da empresa. Desta forma, sua empresa só tem a ganhar realizando a gestão do acesso físico e segurança.
E se você quiser saber mais sobre como implementar um sistema de controle de acesso em sua empresa, entre agora em contato com nosso time comercial e conheça o Akita Soft
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