O cálculo de horas trabalhadas é o resultado de todo o tempo que o colaborador ficou a serviço e disposição da empresa, isso é importante para segurança legal, mas também para um cotidiano de trabalho mais saudável. Todas as empresas podem realizar esse cálculo por meio da gestão de frequência.
Ao contratar um funcionário pelo regime de horas trabalhadas, o pagamento será feito pelo tempo no dia/semana que ele de fato está efetivo. A principal função do cálculo é manter esse controle do período que o colaborador ficou à disposição da empresa, para realizar o pagamento de forma adequada.
O cálculo de horas trabalhadas é a diferença entre o horário de início e fim da jornada diária do funcionário. Ao final de um período de ponto todos os dias são contabilizados e é emitido o espelho de ponto, que vai incidir diretamente na folha de pagamento.
Tudo isso é controlado pela gestão de frequência dos colaboradores.
A melhor forma de realizar toda essa gestão é pelo ponto eletrônico, formado pela coleta de marcações e o programa de tratamento. A coleta de marcações ocorre no início e fim da jornada de trabalho, ou seja, quando o colaborador começa e para de trabalhar, considerando os intervalos. O programa de tratamento pega essas marcações e realiza o cálculo das horas trabalhadas, considerando as horas excedentes ou descontos.
Neste cenário, existem diversas maneiras de controlar o ponto dos colaboradores, todos em conformidade com a lei.
Convencional: É o relógio eletrônico de ponto (REP) padrão, provavelmente a forma mais conhecida de controlar a frequência dos funcionários. Esse equipamento permite que o funcionário efetue um registro por aproximação de crachá, código de barras, senha ou biometria, logo após a marcação é impresso um comprovante com o horário, dados da empresa e do empregado. Esses mesmos dados também ficam salvos na memória do relógio e são enviados para o sistema de tratamento.
Programa: Essa é uma novidade na coleta de marcações, o programa de registro de ponto eletrônico faz a coleta de marcações por meios digitais e online. Pode ser por um aplicativo ou programa de computador que tenha registro no INPI e função dedicada para o registro de ponto, que irá emitir um comprovante de registro, armazenar esses dados e enviar para o tratamento.
Alternativo: Aqui temos a forma mais flexível de registro de ponto, que pode ser utilizada mediante acordo ou convenção coletiva.
É possível utilizar diversos tipos de aplicativos, programas de computador e equipamentos para registro de ponto aqui, inclusive com funções adicionais, como um app de registro de ponto no qual o funcionário também pode realizar suas justificativas. Nessa forma de coleta de marcações não é necessária a emissão do comprovante, mas o sistema continua enviando os dados para o sistema de tratamento.
Também existe soluções para empresas que não queiram implementar o registro de ponto todos os dias, o Ponto por Exceção. Nesse modelo o funcionário possui seus horários definidos e apenas realiza o registro quando está fora dele, chegando atrasado, fazendo horas extras, saindo mais cedo, etc.
O cálculo de horas ocorre no programa de tratamento de ponto. Nesse sistema, todas as marcações são importadas, valida as regras de ponto, verifica se tiveram atrasos, faltas ou horas extras e solicita os tratamentos de inconsistências, tudo isso forma o cálculo de ponto, que culmina no espelho de ponto.
Horas extras: As regras para o tratamento de horas extras podem variar de empresa para empresa, isso por conta da possiblidade de uso da legislação trabalhista ou de acordos e convenções. O padrão de acordo com a CLT seria o pagamento de 50% adicional para até 2 horas extras, mas isso pode variar de forma diária ou mensal, o sistema precisa permitir essas configurações.
Flexibilidade na entrada e saída: Cada funcionário tem seu horário de trabalho estipulado, digamos que das 8h às 18h, porém nem sempre ele vai conseguir realizar o registro exatamente na hora estipulada, o que não significa horas extras. Isso ocorre por diversos motivos, o tempo de deslocamento do local de trabalho até o local de registro ou filas na hora do registro.
Para não tratar qualquer diferença no horário como hora extra muitas empresas possuem os períodos de tolerância, geralmente 5 minutos em cada marcação ou 10 no dia. Além disso, existem as jornadas de trabalho flexíveis, nas quais o funcionário precisa cumprir com o total de horas diárias, mas possui flexibilidade no horário de chegada e saída. Todos esses casos devem ser previstos e tratados no sistema de ponto.
Banco de horas: Para empresas adeptas do banco de horas, unir esse controle ao cálculo de ponto eletrônico é essencial para manter a confiabilidade das horas que o funcionário possui ou deve. Por isso, na gestão de frequência já deve ocorrer a parametrização das horas de banco e períodos de compensação, além de identificar quando o funcionário está fazendo um registro que vai gerar horas extras e, após a marcação, pedir uma justificativa.
Confiabilidade e assertividade: Essa questão pode parecer óbvia, mas também requer atenção, o cálculo de ponto precisa ser exato. Isso envolve o armazenamento das regras de cálculo, importação das marcações precisas e possibilidade de visualização e correções.
Segurança jurídica: Segurança jurídica no cálculo de ponto está além de adequação legal, é necessário permitir auditorias, ter controle de acesso, identificação de incidentes e correções pós fechamentos. Todo esse cuidado para a empresa estar em compliance trabalhista, evitar processos e conseguir se defender quando necessário.
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Adicional Noturno: Se um funcionário trabalha em horário noturno, ou realizou horas extras desse tipo, isso deve ser considerado na folha de pagamento. Por isso, o cálculo de ponto deve considerar os parâmetros de adicional noturno para especificar na folha e permitir o pagamento devido ao funcionário.
Existem vantagens em ter controle e realizar o cálculo de horas trabalhadas, como por exemplo:
Garantias para o funcionário: Ao poder informar os horários de entrada e saída, além de validar suas regras e forma que o espalho de ponto foi calculado, o funcionário tem mais segurança que a empresa está cumprindo com seus pagamentos.
Criação de ambientes de trabalho saudáveis: Funcionários que confiam na empresa geram ambientes de trabalho saudáveis, mas os benefícios do cálculo de horas trabalhadas podem ir além. Um problema cada vez mais comum no dia a dia do trabalhador é a saúde psicológica ligada ao trabalho, o índice de pessoas com Burnout só aumenta, horas excessivas de trabalho são consideradas uma grande vilã nessa questão.
Por isso, o cálculo de horas pode ajudar, considerando o horário informado de início de jornada o sistema calcula o previsto de fim, desta forma, é possível enviar notificações ao funcionário avisando que seu horário está chegando ao fim.
Segurança Jurídica: Toda empresa precisa dar atenção para as questões de segurança jurídica, para evitar gastos e desgastes com processos trabalhistas. Um cálculo de horas trabalhadas que segue os princípios da lei trabalhista, segurança da informação e flexibilidade pode ajudar a empresa a se livrar de futuros problemas.
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