Como a governança documental fortalece a gestão de terceiros?
A governança documental é essencial para a gestão de terceiros, para garantir maior confiança e integridade na análise de documentos. Ao organizar e validar os documentos exigidos por lei e pelas políticas internas, ela reduz riscos, melhora o compliance e fortalece a integridade das contratações terceirizadas.
Nesse artigo vamos explicar o que é a governança documental e como aplicá-la em sua gestão de terceiros, confira!
O que é governança documental?
A governança documental é a estratégia por trás da gestão de documentos. Esse é o termo dedicado a todas as ações de avaliação de quais são as documentações necessárias para cada setor, considerando a legislação e também requisitos de compliance e ESG seguidos peça empresa.
Além da decisão sobre quais os documentos envolvidos, a governança documental estabelece processos de conformidade. Tudo isso tem o objetivo de manter documentos íntegros, necessários, atualizados e em conformidade com a LGPD.
É pela governança documental que se entende qual a documentação necessária e as relações entre cada documento, tudo para evitar possíveis fraudes ou problemas com idoneidade.
O que é gestão de terceiros?
A gestão de terceiros engloba todas as ações de contratação e manutenção dos prestadores de serviço dentro de uma empresa. Nessas atividades temos inclusive questões relacionadas a produtividade, cumprimento do contrato, financeiro e o cuidado com a idoneidade dos contratados.
A gestão de terceiros é necessária para garantir que todas as contratações estão em conformidade com o estabelecido em contrato, com a legislação e com os requisitos de compliance e ESG seguidos pela empresa. Ou seja, é necessário englobar a aferição de documentos, treinamentos de segurança, integração, revisões periódicas, etc.
Governança documental na gestão de terceiros
Uma gestão de terceiros assertiva demanda governança documental. Para ilustrar isso, podemos inicialmente pensar em possíveis fiscalizações da justiça do trabalho, a empresa contratante precisa ter em mãos tudo o que comprove a licitude do trabalho, incluindo documentações.
A governança documental é o que torna a gestão de terceiros de fato assertiva, principalmente em seus objetivos relacionados a cumprimento de legislação, compliance e ESG. Ter os documentos certos em mãos é essencial em fiscalizações, contratações, avaliações de investidores, prestações de serviços e até caso ocorram acidentes de trabalho.
Pelo processo de governança documental é determinado exatamente qual documento deve ser solicitado e sua periodicidade, considerando cada tipo de serviço. Ou seja, caso o trabalho envolva construções e pintura, pode ser necessária a NR de trabalho em altura, controle de veículos com tipo de carteira de motorista e por aí vai.
A governança documental de terceiros avalia cada contratação e os serviços englobados, para entender quais documentos necessários.
Vantagens da governança documental dos terceiros
Existem múltiplas vantagens em manter processos de governança documental dos terceirizados, além da segurança em fiscalizações e auditorias.
Confira algumas dessas vantagens:
Evita acidentes de trabalho: Pela governança documental é possível determinar quais os documentos de regularidade e comprovantes de treinamentos de segurança, além das próprias NRs. Ou seja, é possível solicitar comprovantes de EPIs e EPCs (nos casos em que a contratada fornece), a regularidade e participação efetiva em treinamentos e cursos relacionados as normas regulamentadoras.
Tudo isso afirma que o funcionário está apto para seu trabalho, ciente dos riscos e das formas de evitá-los, reduzindo a chance de acidentes. A empresa contratante inclusive pode solicitar novos treinamentos e até maior regularidade.
Evita riscos subsidiários: Caso a empresa terceirizada não esteja cumprindo com suas obrigações de remuneração, a contratada pode ser responsabilizada. Nesse caso entra tanto o pagamento do próprio salário, quanto depósito de FGTS, férias e valores de rescisão.
A forma de evitar isso é garantir que a empresa mande comprovantes de capacidade e regularidade financeira, junto de folhas de pagamento e comprovantes do FGTS. Importante ressaltar aqui a necessidade de inclusão da equipe de proteção de dados e LGPD nesses processos, para garantir o cuidado com dados sensíveis.
Proteção da imagem da empresa: A governança documental também protege a imagem da empresa. Nos últimos anos tem sido, infelizmente, comum vermos empresas estarem conectadas a assuntos como trabalho análogo a escravidão, falta de requisitos de segurança e acidentes, por conta de terceirizados.
Sabemos que no fim a empresa que leva a “fama” será a contratante, por muitas vezes ter um nome e marca maior, por isso a necessidade de averiguar minuciosamente a idoneidade dos terceiros.
A contratação de terceiros é uma prática muitas vezes benéfica para os negócios e não deve ser impedida pelo medo dos riscos. Com processos simples e muitas vezes automatizados é possível ter a segurança para contratar, esse é o caso da governança documental, que fornece a confiança.
Como fazer um processo de governança documental de terceiros
Para ter um processo de governança documental de terceiros é importante seguir alguns passos:
Em boa parte das empresas, realizar todos esses passos exige muito trabalho manual e burocrático das equipes de segurança do trabalho, que geralmente já estão atarefadas com questões de proteção em campo. Por isso, a Insoft4 fornece o serviço de compliance documental.
No serviço de compliance documental da Insoft4, a empresa contratante conta com uma equipe de especialistas que realizam todos os passos acima, ainda dando suporte para os terceirizados na hora de enviar a documentação.
Além disso, conta com o GT Soft para armazenamento e solicitações automáticas da documentação, uma plataforma única para identificar quais os documentos necessários, solicitar, publicar, analisar e receber métricas.
Quer fortalecer sua gestão de terceiros com governança documental? Conheça o GT Soft e nossa solução completa de compliance documental.
