Como realizar o fechamento de ponto dos funcionários de forma mais tranquila? 

O processo de fechamento de ponto tem uma premissa muito simples: Verificar os registros de frequência dos funcionários para gerar o pagamento do período. Como já sabemos, na prática essa apuração não é nada simples, pois depende não só de cálculos, mas também da cooperação de toda empresa.   

Isso explica a correria nos setores de Departamento Pessoal (DP) durante o período de fechamento de ponto. O fato é que esse processo pode ser muito estressante, mas há algumas ferramentas e dicas que podem ajudar. 

O que é o fechamento de ponto dos funcionários? 

 Chamamos de fechamento de ponto todo o processo feito no DP para entregar a tempo as informações de ponto dos funcionários, que vão gerar o espelho e possibilitar o pagamento dos colaboradores. Importante ressaltar que O fechamento de ponto dos funcionários envolve conferir e tratar ocorrências nas marcações dos colaboradores, coletar atestados de faltas justificadas, e finalmente, o cálculo de ponto da jornada dos funcionários (com todas as variáveis que podem existir). 

Cada empresa tem sua forma de coleta das marcações de ponto, políticas para evitar ou tratar inconsistências (sejam faltas, atrasos, esquecimento da marcação), processo de envio de atestados e o conjunto de regras que formam o cálculo de horas dos funcionários. No período de fechamento o DP se depara com todos esses detalhes para gerar o espelho de ponto e cálculo de horas dos colaboradores. 

E o que significa o período de fechamento? 

O período de fechamento de ponto é justamente o momento em que ocorre todo esse processo de entrega do cálculo de ponto dos funcionários. O período de fechamento de ponto começa quando o período de apuração do ponto acaba e termina, basicamente, quando o pagamento dos funcionários é realizado. 

Antigamente ocorria de algumas empresas apurarem o ponto em períodos “quebrados”, como por exemplo do dia 26 ao dia 25, porém isso já ia contra a CLT e com a chegada do E-Social foi totalmente impossibilitado. Segundo a legislação, o período de apuração de ponto vai do dia 01º até o último dia do mês presente (seja 30 ou 31). 

Oficialmente o fechamento de ponto começa no 1º dia do mês e vai até o 5º dia útil, quando deve ocorrer o pagamento conforme a CLT: 

Art. 459 § 1º   Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado, o mais tardar, até o quinto dia útil do mês subsequente ao vencido. 

(Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)  

Para conseguir cumprir o prazo de pagamento, a prática em muitas empresas é já começar as verificações de ocorrências e justificativas na última semana do mês. Sendo assim, na prática, o período de fechamento de ponto geralmente ocupa parte da primeira e última semana do mês. 

O porquê da dor de cabeça no processo 

Com todas as explicações acima, já conseguimos ter uma noção de porque o processo de fechamento de ponto é tão corrido e delicado. Tratar ocorrências, justificativas, atestados, horas extras, cálculos e muito mais, de todos os funcionários, sem erros e em um curto espaço de tempo não é uma tarefa fácil.  

Esse processo afeta todas as empresas que fazem o controle de ponto dos colaboradores. Obviamente, quanto mais funcionários uma empresa tem, mais complicado o período de fechamento vai se tornar. 

Sabendo disso, separamos algumas práticas e soluções que vão deixar o processo de fechamento mais simples e tranquilo: 

Utilizar a tecnologia para coleta das marcações dos funcionários 

No Brasil, todas empresas com pelo menos 20 funcionários precisam manter o registro da jornada de trabalho dos colaboradores: 

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”   (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)   

Pela lei, é possível utilizar os relógios cartográficos ou livros ponto para realizar a anotação, mas na prática esses meios não são nada usuais. Optar pelo registro de frequência automatizado, como os REPs e os meios alternativos é a opção mais funcional. 

Anteriormente, fizemos um guia para a escolha da forma de registro de ponto, no qual falamos mais sobre essa questão, acesse em: https://www.insoft4.com.br/blog/formas-de-registro-de-ponto/ 

Avisos para os funcionários 

Parte da correria do departamento pessoal no final do mês é coletar atestados e tratar ocorrências, que dependem de comunicação com o funcionário. É importante que o funcionário entenda que qualquer alteração na jornada de trabalho dele ou nas marcações de ponto vai refletir no seu espelho de ponto. Desta forma, ao invés do DP ficar correndo atrás de justificativas e documentação dos funcionários, o próprio colaborador vai ao setor. Para isso, deve-se trabalhar na comunicação entre os setores, uma dica é colocar avisos sobre o período de fechamento e que atestados e justificativas devem ser feitos até determinada data.  

Monitorar as divergências 

Realizar um monitoramento ativo das divergências evita parte da correria no final do mês. Na prática, ao invés de verificar as divergências do ponto, como marcações, atrasos, esquecimento e faltas, apenas no final do mês, é indicado ir verificando ao logo do período de apuração. A frequência dessa verificação também depende da quantidade de funcionários na empresa, quanto mais funcionários menor a periodicidade. 

Descentralização 

A descentralização de alguns processos de fechamento de ponto descarrega o setor de DP, principalmente em empresas com diversos setores e funcionários. Nesse modelo de trabalho, processos de verificação e tratamento de ocorrências, justificativas e recolhimento de atestados não precisa ser diretamente entre funcionário e DP, podendo ter a figura do gestor como intermediário. 

O intermediário fica responsável por sua equipe e responde diretamente ao RH, que fica responsável pela conferência dos documentos e anotações. É muito mais prático manter os processos de fechamento que dependem de comunicação e entendimento entre gestor e funcionários, que já tem mais intimidade, utilizando o DP para consulta e a realização dos processos mais técnicos.  

Com as tarefas do Departamento Pessoal descentralizadas, a responsabilidade pelo fechamento de ponto é de todos! Você utiliza a ajuda de toda a equipe de gestão e funcionários para manter o funcionamento e agilidade em um processo que é de interesse de todos. 

Sistema de Controle de Ponto 

Basicamente, ter um sistema de controle de ponto é o essencial para melhorar o processo de fechamento de ponto.  Um software de gestão de frequência vai possibilitar todas as ações citadas acima. O sistema de controle de ponto eletrônico vai: 

  • Automatizar a coleta das marcações nos relógios; 

  • Realizar os cálculos de horas trabalhadas conforme as regras pré-definidas da empresa; 

  • Gerir as ocorrências; 

  • Fazer a gestão dos atestados e justificativas; 

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