A gestão de documentos de terceiros ou prestadores de serviço é um processo delicado que exige confiabilidade. Existem diversos métodos e soluções para esse trabalho, por isso é necessário entender o que realmente vai garantir e ampliar a segurança no controle da documentação de terceiros.
O que é a gestão de documentos de terceiros e qual sua importância:
O ponto de partida para ter mais segurança na gestão de documentos de terceiros é entender a sua importância. Não existe contratação de prestadores de serviço sem a coleta e controle de documentação.
Empresas e funcionários terceirizados devem fornecer os documentos e termos válidos para a contratante atestar que estão cumprindo com suas obrigações legais, principalmente seus deveres dentro do âmbito trabalhista. A empresa contratante precisa ter esses documentos à mão para casos de fiscalizações, ou pior, de acidentes de trabalho.
Caso ocorra qualquer problema nas fiscalizações envolvendo a terceirização de um serviço, a contratante tem responsabilidade subsidiária, além de arcar com possíveis impactos financeiros e de imagem. Aqui nem precisamos dizer que nos casos de acidentes de trabalho toda essa questão se agrava.
A contratante precisa ter a documentação dos prestadores disponível e válida, para sua segurança e de seus funcionários. Para garantir isso é necessário fazer a gestão de documentos de terceiros.
Aprenda mais sobre o assunto:
https://www.insoft4.com.br/blog/conheca-a-legislacao-para-a-contratacao-de-terceiros/
Como fazer a gestão de documentos de terceiros com segurança:
Já entendemos a importância para a empresa contratante em ter a documentação dos terceiros em dia, agora vamos entender como deixar esse processo mais seguro e imune a fraudes.
Automatizar o processo:
Ainda há empresas que não utilizam a tecnologia da melhor forma para controlar os documentos de seus prestadores de serviço, muitas ainda são adeptas de planilhas, por exemplo. O maior problema dos processos manuais é que eles estão sujeitos a falhas e reduzem a agilidade da liberação do prestador de serviço, por isso a solução é automatizar.
Com a automatização da gestão de documentos dos terceiros, é possível ter a informação em tempo real, fluxos pré-definidos, validações e o principal: segurança em todo o processo. Todas as próximas ações que vão garantir mais confiabilidade nesse processo dependem inicialmente da automatização.
Controle de vigências dos documentos:
Não basta apenas ter a documentação dos terceiros à mão, esses documentos, certidões, termos e dados precisam estar dentro do prazo de validade. Para garantir isso é feito o controle de vigências dos documentos, que unifica o cálculo da validade com alertas e solicitações para renovações. Cada documento legal, como ASO’s e certidões negativas possuem um prazo de validade, que deve ser seguido, os que não possuem podem ser renovados conforme política interna da empresa.
Self Service:
O Self Service de documentos de terceiros é feito por um portal que unifica a automatização com o controle de vigências. O próprio terceiro faz seu cadastro e responde um questionário de grau de risco para definir quais os documentos obrigatórios, toda vez que um documento vence, ele precisa postar um atualizado.
Conheça mais em: https://www.insoft4.com.br/blog/self-service-na-gestao-de-documentos-para-contratacao-de-terceiros/
Desta forma a equipe interna da empresa contratante apenas confere e aprova a documentação solicitada, facilitando e agilizando o processo.
Controle de acesso:
O controle de acesso integrado a gestão de documentos dos terceiros é a peça final para garantir a segurança nesse processo. Podemos simplificar da seguinte forma: empresas e/ou funcionários sem a documentação em dia não podem entrar na empresa para realizar os serviços, desta forma é possível deixar todo o processo validado. Essa integração pode contar com mais detalhes, como por exemplo a própria portaria informar ao terceiro o motivo do bloqueio e poder liberar com restrições ou observações caso tenha motivos.
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