Terceirizar tarefas nas empresas tem se tornado uma prática comum, que, em geral, garante uma melhora no serviço prestado e diminuição de custos. Sabemos que a contratação de terceiros é um processo que demanda a solicitação e conferência de diversos documentos. Tudo isso deve ser feito com cuidado e atenção, já que as responsabilidades pelo serviço podem ser divididas entre contratante e contratada no caso de acidentes.
Sabendo de tudo isso, surgiu um novo conceito para a contratação de terceiros: O Self Service para entrega de documentos. Uma simplificação para a contratação de prestadores de serviços, que diminui a demanda de trabalho nas equipes e aumenta a segurança nas contratações.
Esse conceito nada mais é do que a mudança no processo de validação da documentação de terceiros. Ao invés da contratante ficar solicitando os documentos da empresa prestadora, o próprio terceiro já sabe quais documentos precisa enviar. Isso é possibilitado por um portal, que permite a gestão dos documentos. A empresa contratante apenas faz o pré-cadastro do que é necessário por tipo de contratação e a cada nova empresa apenas vai conferir o que foi enviado.
O Self Service garante mais segurança jurídica nas contratações. Isso é possível pois o próprio sistema já faz a solicitação da documentação necessária baseada no tipo de atividade prestada. Por meio de um questionário respondido pelo terceiro é identificado o que deve ser solicitado. A empresa prestadora, além de ter maior confiabilidade, fica menos sobrecarregada durante as prestações de serviço.
Todo o processo de coleta, feedback, aprovação, etc de documentos nas contratações vira uma bagunça se feito por e-mail, planilhas ou outras formas alternativas. Com o Self Service a documentação fica apenas entre quem realmente tomará as ações necessárias e será um processo muito mais rápido, além de mais adequado de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados. O controle das vigências é automatizado, tirando a necessidade de um acompanhamento manual.
O prestador de serviço também tem vantagens com o Self Service. O tempo entre contratação e início efetivo do serviço é agilizado por essa automatização. Além disso, o terceiro vira o responsável pelo acompanhamento de documentos e vigências, evitando paradas repentinas da prestação de serviço e se habituando com os processos da empresa antes de começar sua atividade.
O GT Soft é o primeiro portal feito em torno desse conceito, ele automatiza a solicitação de documentos e controle de vigências. Isso tudo com o melhor da tecnologia e máxima disponibilidade no Cloud.
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