Gestão Documental de Terceiros: Proteção e Controle para a Sua Empresa

No mundo empresarial, a colaboração com prestadores de serviço, fornecedores e parceiros é fundamental para o crescimento. No entanto, essa parceria traz consigo uma série de responsabilidades e, principalmente, riscos. É aqui que a gestão documental de terceiros entra em cena, servindo como um escudo de proteção para a sua empresa.

Esse processo não é apenas uma formalidade burocrática, mas uma prática essencial para mitigar riscos trabalhistas, garantir a conformidade legal e otimizar a organização interna. Vamos entender o que é, por que é tão importante e como a automação pode transformar a sua rotina de compliance documental.

O Que É Gestão Documental de Terceiros?

A gestão documental de terceiros é o processo de coletar, analisar, organizar e monitorar todos os documentos e informações de empresas e profissionais autônomos que prestam serviços para a sua companhia. Isso inclui desde contratos sociais e licenças de funcionamento até comprovantes de regularidade fiscal e trabalhista.

O objetivo principal é verificar se os terceiros contratados estão em dia com suas obrigações legais, garantindo que a sua empresa não seja responsabilizada solidariamente por falhas ou irregularidades do parceiro.

Quais Documentos Devem Ser Exigidos?

A lista de documentos pode variar, mas alguns são considerados essenciais para qualquer processo de auditoria e para a segurança jurídica da sua empresa. Entre os mais comuns, podemos destacar:

• Documentos Legais da Empresa Contratada: Contrato Social, CNPJ, Inscrição Estadual e/ou Municipal.

• Documentos Fiscais: Certidões Negativas de Débitos Federais, Estaduais e Municipais, Certidão de Regularidade do FGTS (CRF) e Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT).

• Documentos Trabalhistas e de Segurança: Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) dos funcionários alocados no seu projeto, Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

• Contrato de Prestação de Serviços: Um documento bem elaborado que detalha as responsabilidades e obrigações de ambas as partes.

A verificação desses documentos em intervalos regulares é fundamental, pois a situação legal de uma empresa pode mudar rapidamente, expondo a sua empresa a riscos desnecessários.

A Solução de Automação com o GT Soft

Gerenciar a documentação de dezenas ou até centenas de terceiros em planilhas e pastas físicas é um risco enorme. O GT Soft, a solução completa de gestão documental de terceiros da Insoft4, foi criado para transformar essa rotina e proporcionar mais segurança e eficiência.

Com o GT Soft, você centraliza todos os documentos em um único lugar, de forma organizada e padronizada. Isso facilita a auditoria, acelera a busca por informações e garante que nada seja esquecido.

Como o GT Soft Otimiza a sua Gestão

A plataforma da Insoft4 oferece ferramentas poderosas para automatizar todo o processo:

• Padronização do Checklist: Garante que a mesma lista de documentos seja solicitada para todos os parceiros, eliminando inconsistências.

• Automatização da Coleta: Permite que os próprios prestadores de serviço enviem seus documentos para o sistema através da plataforma web ou do aplicativo GT Soft Mobile, reduzindo a necessidade de trocas de e-mail e conferências manuais.

• Monitoramento de Validades: Receba alertas automáticos sobre documentos que estão prestes a vencer, como certidões ou contratos, garantindo o compliance de forma contínua.

• Gestão Completa e Inteligente: O GT Soft não apenas gerencia documentos, mas oferece uma visão clara da situação de conformidade de todos os seus terceiros, facilitando a tomada de decisão e garantindo a segurança jurídica da sua empresa.

Ao automatizar a gestão documental com a Insoft4, você libera sua equipe para se concentrar em tarefas mais estratégicas, enquanto garante que o processo de avaliação de terceiros seja sólido e contínuo.

A gestão de terceiros é um investimento na segurança e na sustentabilidade do seu negócio. É a garantia de que, ao expandir suas operações através de parcerias, você está sempre protegido e em conformidade com as leis.

Como sua empresa gerencia a documentação de parceiros? Você já pensou em como a tecnologia pode simplificar esse processo? Entre em contato e receba toda a orientação necessária!