A gestão de terceiros é uma obrigatoriedade em empresas que querem segurança jurídica nesse tipo de contratações, softwares cloud são a melhor opção para isso. Seja pelo maior nível de confiabilidade e disponibilidade, ou pela facilidade de uso e acesso, sistemas em nuvem para controle de prestadores de serviço tem diversas vantagens.
Por isso, aqui nesse artigo vamos explicar como funciona esse tipo de sistema e quais suas vantagens:
O que é um software cloud?
Softwares cloud são os chamados sistemas em nuvem, ou seja, soluções que rodam e são disponibilizadas pela internet. Nesse modelo existem os servidores externos, que vão disponibilizar que o sistema seja acessado de qualquer lugar, via navegadores web e depois, geralmente por questões de segurança, uma autenticação de usuário. Isso é o contrário dos sistemas locais, no qual a empresa possui banco próprio para disponibilizar o acesso.
Esse modelo de disponibilidade de software garante maior segurança da informação e facilidade de uso. Imagine que não importa onde você esteja, se tiver internet é possível acessar o sistema que você precisa para trabalhar, o que é ideal para o trabalho híbrido. Em relação a segurança e confiabilidade do sistema, tudo vai depender da tecnologia de hospedagem.
Sistemas cloud confiáveis utilizam soluções de hospedagens renomados e de qualidade, como por exemplo a Oracle Cloud. Isso garante que as informações do software estarão bem guardadas, evitando roubo de dados, apagões, etc. Além disso, esse tipo de hospedagem geralmente possui uma disponibilidade maior, ou seja, a chance do sistema “cair” é muito menor.
O que é um software de gestão de documentos de terceiros?
Um sistema de gestão de documentos é a maneira que uma empresa possui para garantir a licitude dos fornecedores. Além da guarda dos documentos, o software realiza o controle de vigências, gerencia quais os documentos necessários e agenda os treinamentos necessários.
Nesse tipo de software a empresa terceira possui um acesso no qual pode informar dados sobre seu serviço, recebe uma lista de documentos necessários e os posta, aguarda aprovação e após isso agenda o treinamento de integração. Já a empresa contratante possui um outro nível de acesso, que controla tipos de documentos por serviço, avalia o que é postado pelo terceiro e libera treinamentos.
Por que usar um software cloud para gestão de terceiros?
Existem diversas vantagens em utilizar um sistema cloud para a gestão de documentos de terceiros, principalmente em relação a facilidade de uso e segurança na contratação. Com um software cloud é possível realizar de fato o processo ideal desse controle de documentação, no qual o próprio terceiro acessa o sistema e posta seus documentos e a contratante apenas realiza as aprovações, cada um de sua sede ou local de preferência.
Com esse processo funcional, a empresa que realiza as contratações não precisa se preocupar com documentos com vigências expiradas, já que pode ocorrer o bloqueio do acesso automático do prestador sem documentação válida. Além disso, no caso de fiscalização é possível apresentar todos os documentos na hora de qualquer local, mesmo que o serviço seja fora das dependências da empresa.
Tudo isso garante segurança e adequação legal na contatação dos prestadores de serviço.
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