O controle de ponto é formado por todas as rotinas que ocorrem desde disponibilizar uma forma de coleta das marcações até a emissão do espelho ponto. Todas essas etapas exigem segurança e atenção, porém também devem ser ágeis e ter flexibilidade.
O que a lei diz sobre o controle de ponto?
O registro da jornada de trabalho é obrigatório para todas as empresas com mais de 20 funcionários, conforme artigo 74º da CLT, que diz o seguinte:
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.” (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)
Todas as formas de registro de ponto estão definidas na Portaria 671/2021, que abre a possibilidade para diversas maneiras de coletar as marcações e também fala sobre o sistema de tratamento das mesmas.
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É no tratamento das marcações que é feita a gestão dos registros dos funcionários, para formar o espelho de ponto, nessa etapa que muitos dos diferenciais de simplicidade, flexibilidade e segurança são necessários. Usualmente chamamos o sistema de tratamento dos registros como sistema de controle de ponto.
Por que é importante ter agilidade no controle de ponto?
O setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal está mudando e se adaptando ao novo momento do mercado, já não é mais uma opção fazer o controle de ponto por planilhas ou fazer cálculos de horas extras na mão. Com um controle de ponto ágil esses setores otimizam seu tempo!
Além disso, o ponto principal no controle de ponto, é o fechamento da folha, uma etapa na qual nada pode ser calculado errado e deve ser feito em pouco tempo para a emissão do espelho. Um sistema de controle de ponto já virou necessidade em muitas empresas pela praticidade ao executar todas essas rotinas, mas existem funções que podem fazer o processo ir além, tanto nos requisitos de agilidade, como de segurança.
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Funções no sistema de controle de ponto para ter mais agilidade no processo:
No sistema de controle de ponto estão as principais rotinas que pegam as marcações dos funcionários, tratam e geram o espelho. Na parte de tratar temos ações como justificavas, cálculo de horas extras, banco de horas, etc.
Essas ações já estão previstas por lei e o sistema automatiza cada uma delas, é nessa automação que podemos ter funções que deixaram seu controle de ponto mais ágil, sem abrir mão da segurança jurídica, tais como:
O Relógio Eletrônico de Ponto (REP) ainda é a forma de coleta de marcações mais conhecida e utilizada pelas empresas e depende de um sistema de tratamento. Existem duas formar de importar essas marcações para sistema: manualmente pela porta fiscal, arquivo texto ou pela comunicação com a rede.
Na comunicação com a rede é possível ter a importação das marcações em tempo real, ou seja, depois de cada marcação de colaborador o sistema de controle de ponto já recebe essa informação. Com isso é possível verificar funcionários já iniciaram sua jornada diariamente e evita precisar ir até o REP pegar as marcações, depender de ficar atualizando o sistema ou esperar o fechamento do dia para ter acesso aos registros.
Todo funcionário tem uma jornada de trabalho já prevista, geralmente com carga horária e horários de entrada e saída definidos, porém no dia a dia, as marcações podem sair do previsto. Isso ocorre quando o funcionário se atrasa, esquece de marcar o ponto, entra em interjornada, etc. Cada uma dessas inconsistências precisa der tratada, o que pode ser facilitado quando o próprio sistema de controle de ponto identifica automaticamente o que aconteceu e já sugere a solução.
Além disso, o sistema pode auxiliar o funcionário do departamento pessoal mostrando apenas os funcionários que estão com inconsistências para fechar o espelho de ponto, dando um alerta sobre cada uma.
É comum que o DP de uma empresa realize o tratamento do ponto de todos os funcionários que fazem parte do mesmo grupo econômico ou que estão em filiais, quando tudo isso está no mesmo sistema de controle de ponto é muito mais simples. Para isso, além do sistema permitir o cadastro de mais de um CNPJ também é necessário poder cadastrar os horários, bancos de horas e outros detalhes para cada um.
Um detalhe importante para essa função é também o controle de permissões dos usuários, ou seja, delimitar quem pode ver e fazer cada consulta e alterações.
Todas as funções listadas acima deixam o processo do controle de ponto mais simples e ainda garantem a segurança jurídica. Sua empresa apenas tem a ganhar ao utilizar um sistema de tratamento de ponto com esses diferenciais.
Por ser um processo definido por lei e passível de fiscalizações pela justiça do trabalho, as empresas não podem esquecer de prezar pela segurança jurídica. Isso significa ter informações rastreáveis, manter históricos, fazer o controle de permissões e ter sistemas com alta taxa de disponibilidade.
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