Quais são os riscos na gestão de terceiros e como manter sua empresa protegida?
Os riscos na gestão de terceiros são ligados a questões jurídicas, trabalhistas e reputacionais da empresa. Ou seja, por um problema causado por terceirizados, a contratante pode precisar arcar com multas, processos e danos à sua imagem.
Se proteger dos riscos na gestão de terceiros é um requisito para ter tranquilidade nas contratações e evitar problemas. Para se proteger é necessário manter processos de compliance e auditorias.
Nesse artigo vamos explicar a fundo sobre os riscos na gestão de terceiros e como utilizar a tecnologia para se proteger, confira!
O que é gestão de terceiros?
A gestão de terceiros é o processo geral de acompanhamento de um prestador de serviços, desde sua contratação até o término do contrato. Ou seja, a gestão de terceiros envolve tanto questões contratuais, financeiras, acompanhamentos, avaliações, renovações e desligamentos.
O controle documental e compliance é uma parte de extrema importância na gestão de terceiros, entretanto, muitas empresas ainda não a realizam de forma assertiva. A gestão documental de terceiros é todo o controle e garantia de que os requisitos fiscais, trabalhistas, de segurança e de compliance em geral estão sendo cumpridos pela empresa contratada.
Ou seja, a gestão de terceiros é um processo geral de acompanhamento e avaliação dos terceiros, a gestão documental de terceiros faz parte de cada uma dessas etapas.
Por que a gestão de terceiros é estratégica?
A gestão de terceiros é um processo estratégico pois lida diretamente com a avaliação dos serviços, segurança e custos. Tudo isso pode ser mais assertivo quando tratado junto com a gestão documental de terceiros.
Com assertividade, é possível reduzir gastos, ter maior aproveitamento dos serviços, integração das equipes e segurança.
Principais riscos na gestão de terceiros
Entre os riscos da gestão de terceiros podemos citar:
Riscos Trabalhistas
Os requisitos trabalhistas dos terceirizados também são preocupações da empresa contratante. Isso pela responsabilidade subsidiária, se a contratante faltar com suas obrigações, a contratada pode ser intimada a arcar.
Ou seja, na falta de pagamentos de salários e depósitos do FGTS, por exemplo, a empresa contratante pode ser intimada em processo para realizar esses pagamentos.
Além disso, a empresa contratante precisa manter as medidas de salubridade dos terceirizados.
Riscos de Segurança do Trabalho
A segurança do trabalho dos terceirizados também é uma preocupação para a contratante. Em casos de acidentes e danos à saúde, a empresa pode ser questionada. Além disso, em fiscalizações são avaliadas as condições e EPIs tanto de funcionários como de terceiros.
Riscos Financeiros
Os riscos acima podem gerar processos que resultam em gastos financeiros da empresa, seja por pagamentos de dívidas trabalhistas ou os próprios custos de defesa.
Riscos Reputacionais
Os riscos reputacionais não podem ser ignorados ao contratar terceiros. Em caso de faltas graves, envolvimento com trabalho escravo por exemplo, a imagem da empresa pode ficar manchada para sempre.
Como manter sua empresa protegida? Boas práticas essenciais
Para se manter protegido dos riscos da gestão de terceiros existem duas boas práticas essenciais:
Análise de Documentação: A análise de documentação é essencial para garantir que os requisitos trabalhistas, fiscais e de compliance estão sendo cumpridos pela empresa terceira.
Para isso é necessário ter uma gestão documental de terceiros assertiva, com acompanhamento dos documentos desde a contratação, renovações e até no término de contrato. Cada documento em conformidade com o trabalho executado.
Auditorias em campo: As auditorias em campo são necessárias para garantir que os requisitos de segurança são colocados em prática. Tanto o uso de EPIs, como também identificar se cada trabalhador possui as autorizações necessárias para realizar suas atividades.
O papel da tecnologia na gestão de riscos de terceiros
A tecnologia tem papel essencial para garantir a assertividade na gestão de terceiros e evitar riscos, confira as soluções da Insoft4:
Serviço de compliance: O serviço de compliance documental prestado pela Insoft4 realiza todas as avaliações e suporte ao terceirizado no envio de documentos. Assim, a empresa contratante só recebe prestadores em conformidade documental.
GT Soft: O GT Soft é o software utilizado no serviço de compliance documental e pode ser contratado individualmente para que a empresa contratante realize suas avaliações. O software é um portal para solicitação, publicação e renovação das documentações, tudo automatizado. A lista de documentos necessários é determinada de forma automatizada por um questionário de grau de risco.
App Fiscal: O App Fiscal é uma ferramenta para auditorias em campo, ele permite que o auditor tenha acesso aos documentos enviados e analisados de cada funcionário. Na prática, ele pode ver o serviço prestado e analisar se os documentos enviados estão em conformidade para o que está sendo realizado na prática.
Quer saber mais sobre essas soluções? Fale com a equipe da Insoft4!
