Contratação de Terceiros: Os Documentos Essenciais e a Gestão de Riscos

Contratação de Terceiros: Os Documentos Essenciais e a Gestão de Riscos

A contratação de serviços terceirizados é uma estratégia que permite às empresas focarem em seu core business e ganhar em eficiência. No entanto, para que essa parceria traga tranquilidade e segurança jurídica, a tomadora de serviços (sua empresa) deve ir além do contrato básico e garantir a conformidade da prestadora de serviços (a terceirizada) e de seus colaboradores.

A fiscalização documental é a linha de frente para evitar a responsabilidade subsidiária em caso de passivos trabalhistas. A seguir, listamos e aprofundamos os documentos e processos essenciais para uma gestão de terceiros robusta e em compliance.

1. O Ponto de Partida: O Contrato de Prestação de Serviços

O primeiro documento, e o mais fundamental, é o contrato, que deve ser claro e específico, seguindo as regras da Lei da Terceirização (Lei nº 13.429/17).

O que o contrato deve conter:

• Qualificação completa das partes (tomadora e prestadora).

• Especificação detalhada do serviço a ser prestado (escopo e metas).

• Prazo para a realização do serviço (se houver).

• Valor e forma de pagamento.

• Cláusulas de Penalidade e Fiscalização (Novo): É imprescindível incluir dispositivos que permitam auditorias periódicas e prevejam penalidades claras em caso de não cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e de SST pela contratada.

2. Documentação da Prestadora de Serviços (Jurídica)

Para comprovar a legalidade e a saúde financeira da empresa contratada, alguns documentos são indispensáveis:

• Cartão CNPJ e Inscrição Estadual/Municipal.

• Contrato Social ou Estatuto (última alteração).

• Certidão Negativa de Débitos (CND) do INSS.

• Certificado de Regularidade do FGTS (CRF).

• Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral no Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS).

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): Fundamental para atestar que a empresa não possui dívidas trabalhistas.

3. Documentação dos Funcionários Terceirizados (Pessoa Física)

É necessário manter um dossiê atualizado de cada funcionário que prestará serviço em suas dependências:

• Cópia da Carteira de Trabalho (CTPS) ou CTPS Digital (registros de qualificação e contrato).

• Comprovantes de pagamento de salários e benefícios (holerites, vale-transporte, etc.).

• Comprovantes de recolhimento do FGTS e INSS (Guias e extratos).

• Ficha de Registro do Empregado.

4. Due Diligence e Compliance Trabalhista: A Verificação Prévia (Novo)

A Due Diligence (diligência prévia) na área trabalhista é um processo de investigação aprofundada que vai muito além da simples coleta de certidões. Seu objetivo é mapear e mitigar riscos antes mesmo de o contrato ser assinado, garantindo a idoneidade da parceira. Se você quer entender a importância de um programa mais amplo, leia "O que é compliance trabalhista?".

O que deve ser verificado:

• Certidões Negativas: Além das tradicionais (INSS, FGTS), faça uma verificação de Certidões de Ações Trabalhistas (CEAT) nos Tribunais Regionais do Trabalho (TRT) da região de atuação da terceirizada.

• Histórico e Reputação: Pesquise o histórico jurídico e reputacional da prestadora. Empresas com alto contencioso trabalhista ou histórico de irregularidades sinalizam um risco maior para a sua operação.

• Estrutura e Idoneidade Financeira: Avalie a capacidade da terceirizada de honrar seus compromissos, checando sua saúde financeira para garantir que terá recursos para pagar salários e encargos dos colaboradores durante a vigência do contrato.

5. Aprofundamento em Saúde e Segurança do Trabalho (SST) (Atualizado)

Os documentos de SST são vitais e demonstram que a terceirizada cuida da integridade física de seus colaboradores. Além do tradicional Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), a legislação exige programas específicos que devem ser solicitados:

• ASO (Atestado de Saúde Ocupacional): Comprova que o colaborador está apto para a função. Deve estar com o prazo de validade em dia.

• PGR (Programa de Gerenciamento de Riscos): Substituiu o antigo PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais). Documento que identifica, avalia e controla os riscos ocupacionais (físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e de acidentes) no ambiente de trabalho da terceirizada.

• PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional): Estabelece exames e ações de saúde ocupacional com base nos riscos identificados no PGR, visando prevenir e rastrear danos à saúde.

• Fichas de Entrega de EPIs (Equipamentos de Proteção Individual): Comprovam que os funcionários receberam, foram treinados e estão usando os EPIs adequados para a atividade, conforme a NR-06.

6. Fiscalização Contínua e Monitoramento Automatizado (Novo)

A responsabilidade da empresa tomadora não termina na assinatura do contrato e na coleta inicial de documentos. A lei exige a fiscalização adequada do cumprimento das obrigações da terceirizada durante todo o período de serviço.

Como garantir a fiscalização contínua:

• Auditorias Periódicas: Realize auditorias mensais ou trimestrais para reanalisar as certidões e os comprovantes de pagamento dos encargos (FGTS, INSS, salários).

• Sistemas de Monitoramento de Vencimentos: O monitoramento manual é arriscado e ineficiente. A forma mais segura de gerenciar essa complexidade é com um software de Gestão de Terceiros, como o GT Soft.

• O GT Soft automatiza a coleta, avaliação e atualização dos documentos, alertando gestores sobre vencimentos, pendências e não conformidades em tempo real. Isso garante que sua empresa tenha os documentos sempre em dia, reduzindo o risco de passivos. Para entender como a tecnologia protege seu negócio, confira o artigo sobre Gestão Documental de Terceiros: Proteção e Controle para a Sua Empresa.

• Cláusulas Contratuais de Penalidade: O contrato deve prever que a falta de envio de documentos no prazo ou a identificação de pendências trabalhistas (como atraso no pagamento de salários) pode resultar em retenção de pagamento ou outras penalidades, forçando a conformidade.

Ao adotar uma estratégia que inclui a Due Diligence, a exigência completa da documentação de SST (PGR, PCMSO e EPIs) e a fiscalização contínua, preferencialmente por meio de tecnologia, sua empresa garante mais do que conformidade: ela consolida uma gestão de terceiros segura, eficiente e com muito menos preocupações jurídicas.

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