Compliance trabalhista é um conjunto de ações que alinham as condutas e políticas das empresas à legislação trabalhista, de forma completa e ativa. Isso significa seguir a CLT, portarias, acordos e convenções de forma proativa, não apenas reativa, evitando processos e problemas trabalhistas e melhorando o dia a dia da empresa. Tudo isso para evitar riscos e prejuízos que reclamatórias, fraudes e desentendimentos podem causar. 

A compliance trabalhista não é um projeto, mas sim um programa contínuo, que afeta contratos de trabalho, políticas, ações e todo o cotidiano. Esse programa serve tanto para empresas grandes como para empresas pequenas, já que processos e ações trabalhistas afetam a todos. Além disso, não se limita apenas a empresa, mas a todo ecossistema de fornecedores. Isso porque esses programas verificam todos os processos da empresa e identificam quais os enquadramentos da legislação trabalhista que são aplicáveis. 

Quais as vantagens do compliance trabalhista: 

Implementar um programa de compliance trabalhista dentro da empresa garante diversos benefícios, por exemplo: 

  • Prever e evitar riscos:  

Ninguém quer estar vulnerável a riscos de processos trabalhistas, ao implementar um programa de compliance auxiliará a evitá-los. Empresas participantes conseguem identificar todas as regras das quais ela está sujeita e incluir nas suas políticas e procedimentos de adequação, para se certificar que não ficará vulnerável a nenhuma reclamatória, além de se proteger de possíveis acidentes de trabalho. 

Processos trabalhistas são penosos para empresas, mesmo quando o veredito é a seu favor. Isso porque envolve gastos com advogados, convocação de testemunhas, multidões para levantar provas e evidências, etc. Tudo acaba virando gastos, tanto de dinheiro como de tempo e mão de obra. Por isso, esses processos são danosos tanto para empresas grandes como para empresas pequenas, geralmente, quanto menor a empresa, pior é enfrentar uma ação desse tipo. 

  • Imagem da empresa: 

Além dos dados judiciais e financeiros, enfrentar um processo trabalhista afeta a integridade da imagem da empresa, principalmente se o veredito final comprovar dolo ou má fé. Isso ocorre porque cada vez mais os consumidores, B2C e B2B, se preocupam em utilizar serviços e consumir produtos com produção sócio sustentável, o que envolve ações ambientais e sociais. Nesses casos, a compliance trabalhista é o mínimo que uma empresa deve ter, mas estar envolvida em ações trabalhistas pode acabar com uma reputação. 

  • Melhores contratações de parceiros: 

Da mesma forma que uma empresa não quer precisar arcar com os riscos judiciais, orçamentários e reputacionais de um processo trabalhista, ter sua imagem atrelada a outra empresa que esteja passando por isso também pode ser danoso. Principalmente ao contratar prestadoras de serviços, pela lei, a contratante pode ser responsabilizada de forma subsidiária em acidentes de trabalho e processos trabalhistas. É importante lembrar que sempre que a empresa se envolve em ações e ocorrências do tipo, sejam próprios ou de parceiros e terceiros, as repercussões envolvem gastos e reputação.   

  • Integração de funcionários: 

Programas de compliance trabalhista são mais uma forma de integrar e entender o dia a dia dos funcionários. Além disso, todas as ações de implementação vão envolver melhorias nos processos internos, para garantir uma adequação do fluxo de trabalho e evitar riscos. O resultado é um ambiente de trabalho saudável e funcionários mais motivados. 

 

Como implementar um programa de compliance trabalhista em sua empresa: 

A implementação de um programa de compliance trabalhista envolve processos internos da empresa e estudo da legislação. O projeto envolve equipes de departamento pessoal, recursos humanos, gestão, contabilidade e até segurança do trabalho ou consultorias externas no caso de instituições maiores. A aplicação do projeto é por comunicações diretas com os funcionários, que serão os maiores impactados pelo programa. 

O primeiro passo da implementação é o mapeamento dos processos e fluxos de trabalho, entender o que é realizado por cada equipe e colaborador. Após isso, vem a parte da legislação, saber sobre quais leis, portarias, acordos e convenções cada serviço está sujeito. Por fim a comunicação aos funcionários, com treinamentos e matérias. Após isso fica o monitoramento ativo das ações, para garantir de forma constante a adequação. 

Uma dica para todo o processo de implementação do programa e monitoramento, são os canais de comunicação. Espaços em que os colaboradores possam se sentir confortáveis ao falar sobre seu dia a dia e quais riscos eles acreditam que está correndo.  

Outra dica valiosa é a contratação de sistemas e automação de processos. Momentos críticos estão no controle de ponto, acesso aos espaços e contratação de terceiros, processos que demandam a possibilidade de auditorias, assertividade e integridade dos dados. 

Tecnologia para compliance trabalhista: 

A tecnologia é uma aliada na implementação e monitoramento da adequação às normas trabalhistas, alguns exemplos são: 

Controle de Ponto

O uso do Ponto Eletrônico já é uma parte do compliance trabalhista, um início ideal para pequenas empresas por exemplo, já que permite auditorias e segurança no cálculo. Em geral, a gestão de frequência possui duas etapas: a coleta das marcações e o tratamento para emissão de espelho, o uso de soluções corretas pode ajudar a empresa a evitar problemas trabalhistas por erro de cálculos, pagamentos indevidos de horas extras e banco de horas por exemplo. 

Uma forma de adequação trabalhista no controle de ponto é garantir que todos os funcionários façam seus registros de ponto, principalmente com o trabalho híbrido. Isso é possível diversificando as formas de registro, utilizando tecnologias de registro de  ponto mobile por exemplo. 

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Controle de acesso

O acesso da empresa também faz parte da compliance trabalhista, já que por esse controle é possível garantir a segurança dos funcionários. Bloqueios em áreas de risco, funcionários em interjornadas e período de repouso são formas de atestar que regras e políticas estão sendo colocadas em prática. Além disso, evitar que “estranhos” entrem na empresa já garante maior segurança para o colaborador. 

 

Gestão de terceiros

Ter um controle da adequação legal de terceiros contratados é parte do compliance trabalhista, como vimos acima. Uma forma de se certificar da legalidade de empresas contratadas é a coleta e manutenção de seus documentos comprovatórios. Um software que faça esse controle de forma ativa, com solicitações automatizadas e self-service de documentos, garante e assegura a adequação legal dos prestadores de serviço. 

 

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