De quem é a responsabilidade pelo registro de ponto?

O que é a marcação de ponto?

Bem, a definição de registro de ponto é simples, são as marcações de início, término e intervalos da jornada de trabalho dos empregados.

É a maneira de os empregados informarem os horários de entrada, pausas e saída ao longo da jornada de trabalho. Além disso, é uma maneira de as empresas saberem que seus colaboradores estão chegando ao trabalho e cumprindo todos os seus horários de contrato.

As regras para a marcação de ponto são simples: toda empresa com mais de 20 funcionários deve registrar os horários de entrada, intervalo e saída de cada empregado, de forma manual, mecânica ou, a forma mais indicada e segura, eletrônica.

Essa regra está no artigo 74 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

De quem são as responsabilidades no caso de ações trabalhistas?

Para empresas com mais de 20 funcionários, caso ocorra qualquer ação jurídica, iniciada pelo colaborador ou pela empresa, é obrigação da própria empresa ter os registros de controle de ponto que vão servir como provas.

Então, para quem utiliza o ponto eletrônico, os seguintes documentos podem ser solicitados:

• AFD: Arquivo fonte de dados que é emitido pelo registrador de ponto, que contém todas as marcações puras;
• AEJ: Arquivo eletrônico de jornada, emitido pelo programa de tratamento de ponto (PTRP), aqui também estão todas as marcações e informações de frequência dos funcionários;
• Espelho de ponto: Todas as informações de ponto do colaborador em um período, que vai implicar diretamente na folha de pagamento.

Além desses arquivos, pode ser solicitado o atestado técnico da solução de registro e tratamento de ponto contratada pela empresa, ou até mesmo uma realizada uma auditoria. Os comprovantes de registro de ponto que ficam com os funcionários também podem servir como prova, mas o funcionário não tem obrigação de guardá-los.

O problema é que no caso do registro manual a empresa terá só o livro para comprovar, já no mecânico terá os cartões e talvez auditoria do equipamento, o que, geralmente, não são provas tão confiáveis e fidedignas.

Caso uma empresa opte pelo registro manual, deve ter cuidado nesse trabalho. A representação dos horários deve ter precisão, inclusive os minutos, o que significa que não se pode ter arredondamento.

Com base na jurisprudência, os tribunais não consideram os cartões de ponto preenchidos com horários de chegada e partida conforme contrato, acordados ou estimados todos os dias, como 9h00 e 18h00.

Isso porque o início e o fim da jornada não acontecem no mesmo horário todos os dias.

Já nas empresas com até vinte empregados, a realidade não é igual, já que nesse caso a responsabilidade pelas provas virá do próprio funcionário.

Mesmo para empresas que não são obrigadas por lei a controlar os registros dos empregados, é indicado que o façam, inclusive pelo ponto eletrônico. Assim poderão evitar reclamatórias e processos trabalhistas, o que podem ser mais danosos em empresas de pequeno porte, já que caso a empresa não consiga se defender, haverá perdas financeiras e dificuldade em achar novos colaboradores.

Manter um controle de ponto eletrônico, para qualquer empresa, garante mais segurança e transparência para com seus funcionários, evitando possíveis erros e fraudes.

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